Circuskamp organiseren: een complete checklist

Een circuskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en circusmaterialen klaarzetten. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, inschrijvingen, medische gegevens en toestemmingsformulieren. Daarna volgen groepsindeling, reserveringen, boodschappen en het draaiboek. Op de opbouwdag controleer je het terrein, richt je een EHBO- en rustplek in en leg je materialen per activiteit klaar. Met deze circuskamp checklist zie je wat eerst moet en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en terrein bevestigen
Vergunningen en verzekering controleren
Inschrijfformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische informatie verzamelen
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Draaiboek printen
Contactlijst printen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
Verse boodschappen koelen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Materialen labelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein veilig controleren
2 personen
Tenten opzetten
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Circusmaterialen klaarleggen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
EHBO- en rustplek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Lunch- en dranktafel opbouwen
3 personen
Deelnemersmappen klaarleggen
2 personen
Veiligheidsinstructie doornemen
8 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Welkomstprogramma begeleiden
4 personen
Groepsregels uitleggen
4 personen
Circusworkshops begeleiden
8 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Workshopmateriaal wisselen
4 personen
Circusspellen begeleiden
6 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Avondmaaltijd serveren
6 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Avondshow klaarzetten
5 personen
Optredens begeleiden
6 personen
Publiek veilig begeleiden
4 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Afsluitend kampvuur begeleiden
5 personen
Deelnemers naar slaapplaats begeleiden
6 personen

Nazorg

Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Circusmaterialen opruimen
5 personen
Tenten en decoratie afbreken
5 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Sanitaire ruimtes schoonmaken
3 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Ouders informeren over vondsten
Deelnemersbedankje versturen
Facturen en bonnen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 6
Loungebankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Oplaadbare werklampenaantal 4

Sportmateriaal

Jongleerballetjesaantal 40
Jongleerdoekenaantal 40
Jongleerringenaantal 30
Jongleerclubsaantal 20
Diabolo'saantal 12
Flowersticksaantal 12
Balanskussensaantal 12
Loopklossenaantal 10
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 20
Valmattenaantal 8
Lintstokkenaantal 12
Kostuumsaantal 40
Circusmake-upaantal 8
Oefenparachute

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 50
Podiumdoekenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Grote pannenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koelersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de administratie vroeg: stuur uitnodigingen ruim voor de startdatum en verwerk aanmeldingen zodra ze binnenkomen. Verzamel dieetwensen, medische informatie en toestemmingsformulieren uiterlijk één week vooraf, zodat je groepsindeling en begeleiding daarop kunt afstemmen.
Maak de groepsindeling niet pas bij aankomst. Zet deelnemers vooraf in groepen en neem de lijst samen met de contactlijst en het draaiboek geprint mee naar de inschrijfbalie.
Controleer de materialen per onderdeel en label ze voordat je ze naar het terrein brengt. Leg bijvoorbeeld jongleerballetjes, doeken, ringen en clubs apart van diabolo's, flowersticks en balansmateriaal.
Plan de opbouw met tijd voor veiligheid: controleer eerst het terrein, zet daarna tenten en tafels neer en richt pas vervolgens de activiteiten in. Houd valmatten en een duidelijke EHBO- en rustplek direct beschikbaar.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor én op de ochtend zelf. Zet partytenten, koelboxen, werklampen, verlengkabels en stekkerdozen klaar volgens het draaiboek, zodat een bui of vroeg donker worden niet tot improvisatie leidt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een circuskamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen, verzekering en inschrijfformulier. Plan de laatste week voor formulieren, groepsindeling, reserveringen en boodschappen.
Wanneer moet ik toestemmingsformulieren en medische informatie verzamelen?: Vraag deze gegevens direct bij de aanmelding op en controleer alles uiterlijk 7 dagen voor het circuskamp. Neem op de dag zelf een geprinte contactlijst mee en bewaar medische informatie alleen voor de begeleiders die die nodig hebben.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een circuskamp?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor terreincontrole, tenten, tafels, stoelen, inschrijfbalie en activiteitenmateriaal. Plan extra tijd als materialen nog opgehaald, gelabeld of verdeeld moeten worden.
Wat moet ik de dag voor een circuskamp controleren?: Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting, reserveringen, boodschappen, materialen en uitgeprinte documenten. Zet houdbare boodschappen apart, koel verse producten en bevestig wie de opbouw en inschrijving uitvoert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.