Organiser un camp de cirque : la checklist complète

Un camp de cirque demande une préparation précise : les inscriptions, les autorisations et les informations médicales doivent être réglées avant de réserver le matériel. Le jour venu, les tentes, les zones d’activité, le poste de secours et le bureau d’accueil doivent être installés avant l’arrivée du groupe. Cette checklist de 66 tâches et 56 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations au rangement final.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et le terrain
Vérifier les autorisations et l'assurance
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des contacts
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les courses non périssables
2 personnes
Refroidir les courses fraîches
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le matériel de cirque
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le poste de premiers secours et de repos
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la table du déjeuner et des boissons
3 personnes
Préparer les dossiers des participants
2 personnes
Passer en revue les consignes de sécurité
8 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Accompagner le programme d'accueil
4 personnes
Expliquer les règles du groupe
4 personnes
Encadrer les ateliers de cirque
8 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Changer le matériel d’atelier
4 personnes
Animer les jeux de cirque
6 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Préparer le spectacle du soir
5 personnes
Accompagner les spectacles
6 personnes
Accompagner le public en toute sécurité
4 personnes
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Animer le feu de camp de clôture
5 personnes
Accompagner les participants jusqu’au lieu de couchage
6 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
2 personnes
Ranger le matériel de cirque
5 personnes
Démonter les tentes et la décoration
5 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Informer les parents des objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Archiver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 6
Canapés de salonqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Petits bolsqté 50
Couvertsqté 60
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Matériel de sport

Balles de jonglageqté 40
Foulards de jonglageqté 40
Cerceaux de jonglageqté 30
Clubs de jonglageqté 20
Diabolosqté 12
Flowersticksqté 12
Coussins d’équilibreqté 12
Échassesqté 10
Cerceauxqté 12
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 20
Tapis de chuteqté 8
Bâtons de rubanqté 12
Costumesqté 40
Maquillage de cirqueqté 8
Parachute d'entraînement

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 50
Tentures de scèneqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Grandes casserolesqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les inscriptions au moins 4 semaines avant le camp. Prévois dans le formulaire les allergies, les besoins alimentaires, les informations médicales et les autorisations parentales : les relancer la veille crée des oublis.
Répartis les participants en groupes avant d’imprimer le déroulé. Prépare aussi une liste de contacts papier, car les encadrants ne doivent pas dépendre d’un téléphone chargé ou d’une connexion sur place.
Vérifie les réservations et le matériel 7 jours avant, puis étiquette les caisses par zone. Sépare notamment le matériel de jonglage, les tapis de chute et les fournitures destinées à l’accueil ou aux repas.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant l’installation. Prévois l’emplacement des tentes, des tapis de chute et du poste de repos avant de déplacer les tables, les chaises et le matériel de cirque.
Installe le bureau d’inscription, le poste de premiers secours et les zones d’activité avant l’arrivée des participants. Teste aussi les rallonges, multiprises, enceintes et microphones pendant l’installation, pas au début de la séance.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de cirque ?: Commence environ 4 semaines à l’avance pour confirmer le terrain, les autorisations, l’assurance et les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les réservations, les courses, le matériel et la répartition des groupes.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les au moins 3 à 4 semaines avant le camp afin de laisser le temps de remplir les formulaires et de recueillir les informations médicales. Relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la clôture des inscriptions.
Quand vérifier la météo pour un camp de cirque ?: Fais une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de l’installation. La météo doit déterminer l’emplacement des tentes, des zones de pratique et du poste de repos.
Que faut-il installer avant l’arrivée des participants ?: Prépare les tentes, les tables et les chaises, puis installe le bureau d’inscription, le poste de premiers secours et les espaces d’activité. Termine par le matériel de cirque et teste les équipements électriques au moins 30 minutes avant l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.