Chemiecongres organiseren: checklist van planning tot start
Een chemiecongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, presentaties, posterblokken, registratie, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met het programma en de locatie, verzamel daarna de gegevens van sprekers en deelnemers en werk toe naar een gecontroleerde opbouw. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details vaak pas op de laatste dag problemen geven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Presentatietitels verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie versturen
Catering reserveren
2 personen
Locatie reserveren
Techniek reserveren
Posterpresentaties indelen
2 personen
Badges voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Programma printen
Routebordjes printen
Presentaties verzamelen
Catering aantallen doorgeven
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Badges sorteren
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Ruimtes openen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Posterborden plaatsen
3 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Badges uitdelen
3 personen
Koffie serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers naar zaal begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Tijdschema bewaken
Vragenmicrofoon rondbrengen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Postersessie begeleiden
3 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Buffet afruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Posterborden opruimen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Bedankbericht versturen
Presentaties delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 110
- Registratietafelaantal 2
- Buffettafelsaantal 6
- Sprekersstoelenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Beameraantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Laptopsaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- Presentatieklikkersaantal 2
- Laserpointersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Kabelbindersaantal 100
- USB-sticksaantal 4
- WiFi-hotspot
Servies
- Waterglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Dinerbordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 18
- Serveertangenaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
Catering
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Inductiekookplatenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
- Etagèresaantal 4
- Boodschappen
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 120
- Badgehoudersaantal 120
- Lanyardsaantal 120
- Posterbordenaantal 30
- Posterklemmenaantal 60
- Routebordjesaantal 15
- Tafelnummerkaartenaantal 12
- Tafellopersaantal 12
- Pennenaantal 120
- Notitieblokkenaantal 120
- Klembordenaantal 6
- Informatiebannersaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Opscheplepelsaantal 10
- Maatbekersaantal 4
- Dienbladenaantal 8
Schoonmaak
- Afwasteilaantal 3
- Afwasborstelsaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Vloermoppenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 8
Tips
- Leg het programma vroeg vast en bevestig sprekers schriftelijk. Vraag presentatietitels en definitieve bestanden uiterlijk enkele dagen voor het congres op, zodat je het programma en de posterindeling nog kunt controleren.
- Open de aanmelding zodra datum, locatie en programmaonderdelen bekend zijn. Verzamel dieetwensen in hetzelfde formulier en geef de catering het definitieve aantal deelnemers en dieetmaaltijden op een afgesproken moment door.
- Plan registratie niet alleen met een tafel, maar ook met gesorteerde badges, naamkaartjes en een gecontroleerde deelnemerslijst. Leg routebordjes bij de entree, registratie en congreszalen voordat de eerste deelnemer arriveert.
- Test de techniek met de laptop en de beamer die tijdens het congres worden gebruikt. Controleer HDMI-kabels en adapters, presentatieklikkers, microfoons, stekkerdozen en verlengkabels; neem presentaties ook mee op een USB-stick.
- Zet materialen per ruimte klaar en open de zalen ruim vóór de start. Koel dranken op tijd, markeer dieetmaaltijden apart en controleer of posterborden, stoelen, afvalbakken en buffettafels op de juiste plek staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een chemiecongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden van tevoren met de locatie, het programma en de sprekers. Open de aanmelding zodra deze basis vaststaat en reserveer catering en techniek niet pas in de laatste week.
- Wanneer moet ik de presentaties van sprekers verzamelen?
- Vraag presentaties uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór het congres op. Test de bestanden daarna op de congreslaptop en bewaar een kopie op een USB-stick, zodat een ontbrekende of niet-werkende laptop geen programmaonderdeel stillegt.
- Wanneer geef ik het aantal deelnemers door aan de catering?
- Geef het definitieve aantal meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf door, volgens de afspraak met de cateraar. Controleer tegelijk de dieetwensen en markeer dieetmaaltijden bij ontvangst apart.
- Wat moet ik op de ochtend van een chemiecongres controleren?
- Controleer minstens 60 minuten vóór de start de geopende ruimtes, registratie, badges, routebordjes, posterindeling en audiovisuele techniek. Test ook microfoons, beamer, presentaties, WiFi en de geplande cateringopstelling.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!