Een carpoolactie organiseren zonder chaos bij vertrek

Een carpoolactie staat of valt met duidelijke ritgegevens en één vaste vertrekprocedure. Leg eerst datum, route en startlocatie vast en verzamel daarna per deelnemer de benodigde informatie. Pas wanneer je weet hoeveel mensen meerijden en hoeveel chauffeurs beschikbaar zijn, maak je de ritindeling. Reserveer parkeerplaatsen op tijd en stuur deelnemers uiterlijk enkele dagen vooraf hun vertrektijd, chauffeur en route. Op de dag zelf voorkomen een infopunt, registratie en zichtbare routeborden opstoppingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie controleren
2 personen
3
Verkeerssituatie beoordelen
2 personen
4
Aanmeldformulier aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Ritgegevens verzamelen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Ritindeling maken
3 personen
10
Chauffeurs bevestigen
2 personen
11
Parkeerplaatsen reserveren
12
Verkeersborden voorbereiden
2 personen
13
Naamlabels en routekaarten printen
2 personen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Materialen controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Routeborden sorteren
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
20
Infopunt inrichten
2 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Parkeerroute uitzetten
3 personen
23
Koffiepunt klaarzetten
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
4 personen
25
Aanwezigheid registreren
3 personen
26
Chauffeurs en passagiers koppelen
3 personen
27
Ritgegevens controleren
2 personen
28
Verkeersstromen begeleiden
4 personen
29
Carpoolinformatie toelichten
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes aanvullen
2 personen
33
Vertrektijden omroepen
34
Terugkerende deelnemers registreren
2 personen
35
Afval inzamelen
2 personen

Nazorg

36
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
37
Verkeersborden verwijderen
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Materialen drogen en opbergen
2 personen
41
Overgebleven boodschappen opslaan
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Infobordenaantal 6
Routekaarthoudersaantal 4
Naamlabelsaantal 80
Pennenaantal 30

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
Parkeerbordstandaardsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met de route en startlocatie, niet met de uitnodiging. Controleer op hetzelfde moment de verkeerssituatie en leg vast waar auto’s mogen wachten, keren en parkeren.
Laat in het aanmeldformulier minstens naam, telefoonnummer, vertrekpunt, gewenste vertrektijd en beschikbare zitplaatsen invullen. Geef deelnemers 3 tot 5 dagen als reactietermijn.
Maak de ritindeling pas nadat de aanmeldtermijn is verstreken. Bevestig iedere chauffeur afzonderlijk en stuur alle deelnemers daarna hun chauffeur, vertrektijd en contactgegevens.
Regel parkeerplaatsen en bewegwijzering minimaal 1 week vooraf. Sorteer routeborden per aanrijrichting en leg verkeerskegels klaar voordat de eerste auto aankomt.
Plan op de startlocatie een registratie- en infopunt met naamlabels, routekaarten en een opgeladen telefoon of portofoon. Houd de ontvangst minimaal 30 minuten voor vertrek bemand.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een carpoolactie organiseren?: Begin bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf met datum, route en startlocatie. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor vertrek, zodat je nog tijd hebt om ritten en parkeerplaatsen vast te leggen.
Hoe maak je een goede ritindeling voor carpoolen?: Verzamel per deelnemer het vertrekpunt, de gewenste tijd en eventuele beperkingen. Deel daarna eerst de beschikbare zitplaatsen in en houd per rit 1 plek vrij als reserve wanneer dat praktisch mogelijk is.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de ontvangst van carpoolers?: Zet het infopunt en de registratie minimaal 30 minuten voor vertrek klaar. Laat deelnemers 15 minuten voor hun afgesproken vertrektijd aanwezig zijn, zodat labels, routekaarten en eventuele wijzigingen nog kunnen worden uitgelegd.
Wanneer bevestig je de chauffeurs voor een carpoolactie?: Bevestig chauffeurs zodra de aanmeldtermijn is gesloten en de ritindeling gecontroleerd is, uiterlijk 2 dagen voor vertrek. Vraag hen om telefoonnummer, beschikbare zitplaatsen en een bevestiging van de route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.