Organiser une opération de covoiturage sans perdre le fil

Une opération de covoiturage se prépare d’abord autour d’une date, d’un itinéraire et d’un point de départ faciles à comprendre. Les inscriptions doivent recueillir les horaires, le nombre de places disponibles, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes de stationnement. Ensuite, vous transformez ces réponses en planning de trajets, puis vous confirmez chaque chauffeur et chaque participant. Le jour J, la signalétique, le point d’information et l’enregistrement des présences évitent les recherches de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier le lieu de départ
2 personnes
3
Évaluer la situation de circulation
2 personnes
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Recueillir les informations du trajet
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir le planning des trajets
3 personnes
10
Confirmer les chauffeurs
2 personnes
11
Réserver des places de parking
12
Préparer les panneaux de signalisation
2 personnes
13
Imprimer les badges nominatifs et les cartes d’itinéraire
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
15
Vérifier le matériel
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Aménager le point d’information
2 personnes
21
Installer la table d'inscription
2 personnes
22
Mettre en place l’itinéraire de stationnement
3 personnes
23
Préparer le point café
2 personnes

Événement

24
Accueillir les participants
4 personnes
25
Enregistrer la présence
3 personnes
26
Associer les chauffeurs et les passagers
3 personnes
27
Vérifier les données du trajet
2 personnes
28
Encadrer la circulation
4 personnes
29
Expliquer les informations de covoiturage
2 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
33
Annoncer les heures de départ
34
Enregistrer les participants récurrents
2 personnes
35
Collecter les déchets
2 personnes

Suivi

36
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
37
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Nettoyer le lieu
3 personnes
40
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
41
Ranger les courses restantes
42
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
43
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Panneaux d’informationqté 6
Supports de cartes de parcoursqté 4
Étiquettes nominativesqté 80
Stylosqté 30

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Supports de panneaux de stationnementqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire avant d’envoyer le formulaire : indiquez le lieu de départ, les étapes éventuelles, l’heure de rendez-vous et l’heure limite d’inscription. Une carte de parcours imprimée par trajet réduit les erreurs sur place.
Traitez les inscriptions dès qu’elles arrivent, plutôt que d’attendre la date limite. Vérifiez pour chaque voiture le nombre de places, l’heure de départ et un moyen de contact du chauffeur.
Confirmez les chauffeurs au plus tard 48 heures avant l’opération. Envoyez ensuite à chacun son trajet, ses passagers et les consignes de stationnement afin d’éviter les changements non signalés.
Préparez la signalétique la veille : panneaux d’information, cônes et cartes de parcours doivent être triés par zone. Prévoyez aussi des marqueurs nominatifs et des stylos au point d’inscription.
Installez le point d’accueil avant l’arrivée du premier participant, avec une table d’inscription, les badges, les informations de trajet et un point café. Testez les rallonges, multiprises et machines à café avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une opération de covoiturage ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions, établir les trajets et réserver les places de parking. Gardez les 48 dernières heures pour confirmer les chauffeurs et envoyer les informations finales.
Quand envoyer le formulaire d’inscription pour un covoiturage ?: Envoyez-le dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 14 jours avant le départ. Fixez une clôture des inscriptions 3 à 5 jours avant l’opération pour avoir le temps de construire le planning.
Combien de places faut-il prévoir par voiture ?: Comptez uniquement les places réellement disponibles après avoir pris en compte le chauffeur et les éventuels équipements transportés. Gardez une marge d’au moins 10 % pour absorber les désistements ou les changements de dernière minute.
Quand confirmer les trajets aux participants ?: Envoyez la répartition définitive 24 à 48 heures avant le rendez-vous. Indiquez le nom du chauffeur, l’heure, le point de départ, le nombre de passagers et les consignes de stationnement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.