Eine Carpool-Aktion Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Carpool-Aktion entscheidet die Vorbereitung darüber, ob am Startort alles funktioniert oder sich lange Schlangen bilden. Lege zuerst Datum, Route und Startort fest und prüfe anschließend Verkehr, Parkmöglichkeiten und die benötigte Beschilderung. Danach sammelst du Fahrtdaten und besondere Wünsche über ein Anmeldeformular. Erst wenn die Anmeldungen vorliegen, erstellst du den Fahrtenplan und bestätigst die Fahrer. Am Veranstaltungstag brauchen Registrierung, Infopunkt und Parkroute klare Zuständigkeiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Startort prüfen
2 Personen
- 3
Verkehrssituation beurteilen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Fahrtdaten sammeln
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Fahrtenplan erstellen
3 Personen
- 10
Fahrer bestätigen
2 Personen
- 11
Parkplätze reservieren
- 12
Verkehrsschilder vorbereiten
2 Personen
- 13
Namensschilder und Streckenkarten drucken
2 Personen
- 14
Teilnehmerinformationen versenden
- 15
Materialien prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 18
Wegweiser sortieren
2 Personen
- 19
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 20
Infopunkt einrichten
2 Personen
- 21
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 22
Parkroute markieren
3 Personen
- 23
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Event
- 24
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 25
Anwesenheit erfassen
3 Personen
- 26
Fahrer und Fahrgäste zusammenbringen
3 Personen
- 27
Fahrtdaten prüfen
2 Personen
- 28
Verkehrsströme leiten
4 Personen
- 29
Fahrgemeinschaftsinformationen erläutern
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Snacks auffüllen
2 Personen
- 33
Abfahrtszeiten durchgeben
- 34
Wiederkehrende Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 35
Müll einsammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 37
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Location reinigen
3 Personen
- 40
Materialien trocknen und verstauen
2 Personen
- 41
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
- 42
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 43
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Megafon
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- BatterienAnz. 24
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Dekoration
- InfotafelnAnz. 6
- StreckenkaartenhalterAnz. 4
- NamensschilderAnz. 80
- StifteAnz. 30
Sportmaterial
- VerkehrskegelAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 4
- WarnwestenAnz. 12
- ParkplatzschilderständerAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Route spätestens zwei bis drei Wochen vorher fest und prüfe sie zu unterschiedlichen Tageszeiten. So erkennst du Baustellen, enge Zufahrten und Stellen, an denen zusätzliche Wegweiser oder Verkehrskegel nötig sind.
- Schließe die Anmeldung einige Tage vor der Aktion, zum Beispiel 5 Tage vorher. Frage neben Name und Telefonnummer auch Abfahrtsort, freie Sitzplätze, Rückfahrt und Ernährungswünsche ab, damit der Fahrtenplan nicht am Veranstaltungstag entsteht.
- Erstelle den Fahrtenplan erst nach Ablauf der Anmeldefrist und bestätige jeden Fahrer einzeln. Sende allen Teilnehmenden spätestens 48 Stunden vorher Abfahrtszeit, Treffpunkt, Fahrername und Streckenkarte.
- Plane für den Startort einen Registrierungstisch und einen separaten Infopunkt ein. Halte Namensschilder, Stifte und gedruckte Streckenkarten dort bereit; ein Megafon oder Funkgeräte helfen, wenn mehrere Fahrten gleichzeitig starten.
- Bereite Getränke und Kaffee vor der Ankunft der ersten Gruppe vor und teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Verlängerungskabel und LED-Lampen am Vortag. Vergessene Batterien oder fehlende Kühlboxen lassen sich am Morgen nur schwer ersetzen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Carpool-Aktion planen?
- Beginne mindestens zwei bis drei Wochen vorher mit Datum, Route und Startort. Die Anmeldung sollte etwa 5 Tage vor der Aktion schließen, damit du den Fahrtenplan noch prüfen und die Fahrer bestätigen kannst.
- Welche Informationen brauche ich für einen Carpool-Fahrtenplan?
- Sammle Name, Telefonnummer, Startort, gewünschte Hinfahrt, Rückfahrt und die Zahl der freien Sitzplätze. Frage außerdem Ernährungswünsche ab und verschicke die fertigen Fahrtdaten spätestens 48 Stunden vor dem Termin.
- Wie organisiert man die Anmeldung am Veranstaltungstag?
- Richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor der geplanten Abfahrt ein. Sortiere Namensschilder und Streckenkarten vorab und erfasse die Anwesenheit, bevor du die Teilnehmenden zu ihren Fahrern schickst.
- Was darf man bei einer Carpool-Aktion nicht vergessen?
- Plane neben dem Fahrtenplan auch Parkplätze, Verkehrsschilder und eine markierte Parkroute ein. Prüfe am Vortag mindestens einmal Stromversorgung, Batterien, Funkgeräte, Getränke und die Beleuchtung am Infopunkt.
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