Boodschappenlijst voor een carpoolactie

Voor een carpoolactie heb je meer nodig dan alleen auto’s en chauffeurs. Bij de startlocatie moeten deelnemers zich kunnen registreren, hun rit vinden en onderweg bereikbaar blijven. Regel daarom vooraf materialen voor het infopunt, koffiepunt en de parkeerroute. Denk ook aan stroom, verlichting en gekoelde dranken: die worden vaak pas op de ochtend zelf gemist. De boodschappenlijst hieronder helpt je de ontvangst praktisch in te richten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Infobordenaantal 6
Routekaarthoudersaantal 4
Naamlabelsaantal 80
Pennenaantal 30

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
Parkeerbordstandaardsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Theezakjes - 100 stuks
- Suiker - 1 kilo
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Bruisend mineraalwater - 6 flessen
- Plat mineraalwater - 8 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Citroenen - 12 stuks
- IJsblokjes - 8 zakken
- Miniwaterflesjes - 80 stuks
- Volkoren stokbroden - 8 stuks
- Witte stokbroden - 6 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Kruidenroomkaas - 1 kilo
- Kipfiletbeleg - 1 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 2 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoute pinda's - 4 zakken
- Rijstwafels - 6 pakken
- Mueslirepen - 80 stuks
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 4 kilo
- Koekjes - 8 pakken
- Papieren servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Sponzen - 6 stuks
- Handzeep - 4 flessen
- Handdoekrollen - 4 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen

Tips

Zet voor het eerste uur per deelnemer twee tot drie drankjes klaar en reken daarnaast op minimaal 0,5 liter water per persoon. Gebruik koelboxen als er geen koelkast bij de startlocatie is.
Maak voor elke deelnemer een naamlabel en print per rit minstens één routekaart. Leg extra pennen en ongeveer 10 procent meer labels klaar voor last-minute wijzigingen.
Test koffiezetapparaten, waterkokers en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf. Neem per stroompunt minstens één stekkerdoos mee en houd powerbanks beschikbaar voor portofoons en telefoons.
Plan één registratietafel en één apart infopunt. Zet routekaarthouders en infoborden zo neer dat deelnemers vanaf de parkeerroute binnen 30 seconden zien waar ze moeten zijn.
Controleer de startlocatie na zonsondergang of vóór zonsopkomst op verlichting. Neem per ledlamp een reserve set batterijen mee en gebruik verkeerskegels om de parkeerroute zichtbaar af te zetten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drinken heb ik nodig voor een carpoolactie?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per deelnemer en minstens 0,5 liter water per persoon. Voor chauffeurs is extra water verstandig, zeker als zij meerdere ritten maken.
Hoeveel routekaarten moet ik printen voor een carpoolactie?: Print minimaal één routekaart per rit en één extra exemplaar voor het infopunt. Neem daarnaast ongeveer 10 procent reserve mee voor een gewijzigde ritindeling of een nieuwe chauffeur.
Wanneer moet ik de materialen voor een carpoolactie controleren?: Controleer alle materialen uiterlijk één dag vooraf. Test dan ook de koffieapparaten, verlichting, stroomvoorziening en portofoons; op de dag zelf blijft alleen het klaarzetten en aanvullen over.
Hoeveel naamlabels en pennen heb ik nodig?: Maak één naamlabel per deelnemer en leg minimaal 10 procent extra labels klaar. Neem minstens één pen per 10 deelnemers mee, plus twee reservepennen bij de registratietafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.