Opération de covoiturage : la liste de courses

Une opération de covoiturage demande plus que des voitures et un tableau de trajets. Il faut pouvoir accueillir les participants, identifier rapidement les conducteurs, orienter les véhicules et servir un café sans créer d’attente au point de départ. Prévoyez les consommables selon le nombre d’inscrits, mais aussi du matériel de secours pour les branchements, la signalisation et les batteries. Cette liste vous aide à ne pas découvrir la veille qu’il manque des gobelets, des stylos ou des panneaux visibles.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Panneaux d’informationqté 6
Supports de cartes de parcoursqté 4
Étiquettes nominativesqté 80
Stylosqté 30

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Supports de panneaux de stationnementqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 6 bouteilles
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 8 sacs
- Mini bouteilles d’eau - 80 pièces
- Baguettes complètes - 8 pièces
- Baguettes blanches - 6 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 1 kilo
- Fromage à la crème aux herbes - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Galettes de riz - 6 paquets
- Barres de céréales - 80 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Biscuits - 8 paquets
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Rouleaux d’essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins 1 gobelet réutilisable et 1 tasse par participant attendu, plus 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute ou la vaisselle inutilisable.
Pour le point café, comptez environ 1 boisson chaude par personne et préparez 2 thermos supplémentaires si les arrivées sont étalées sur plus d’une heure.
Préparez les badges nominatifs et les cartes de parcours dans des supports séparés par trajet. Gardez au moins 10 % d’étiquettes et de stylos en réserve pour les changements sur place.
Vérifiez les rallonges, multiprises et machines à café au moins 24 heures avant l’accueil. Une multiprise par zone d’équipement et une batterie externe par responsable évitent les arrêts au moment des inscriptions.
Installez les cônes et les panneaux avant l’arrivée des premiers véhicules, avec une lampe LED et des piles de rechange si le départ se fait tôt ou par faible luminosité.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une opération de covoiturage ?: Prévoyez les boissons et le matériel du point café, les gobelets, tasses, assiettes et couverts, ainsi que les fournitures d’accueil. Ajoutez les badges, stylos, panneaux, supports de cartes, cônes de signalisation et le matériel électrique nécessaire.
Combien de gobelets prévoir par participant ?: Comptez 1 gobelet par participant pour une opération courte, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Pour 40 personnes, prévoyez donc au moins 44 à 46 gobelets réutilisables.
Quand préparer le matériel de covoiturage ?: Contrôlez les tables, chaises, câbles, machines à café et équipements de communication au moins 24 heures avant le départ. Installez la signalétique et le point d’accueil avant l’arrivée du premier participant.
Combien de panneaux et de cônes faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un panneau pour chaque changement de direction et deux cônes par zone à protéger ou à canaliser. Ajoutez 10 % de panneaux ou de cônes si le lieu comporte plusieurs accès ou si la circulation est difficile à anticiper.

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