Checklist voor een goed georganiseerde carnavalstrip

Een carnavalstrip vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum prikken en verkleedkleren regelen. Je legt eerst route, vervoer en programma vast en werkt daarna toe naar een definitieve deelnemerslijst. Onderweg moet duidelijk zijn wie bij welke groep hoort, waar iedereen verzamelt en wat er gebeurt bij vertraging of slecht weer. Deze checklist helpt je met de volgorde, van uitnodiging en betalingen tot toegangsbewijzen, catering en de laatste informatie voor vertrek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vervoer reserveren
Carnavalsprogramma controleren
Verzamelpunt vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Deelnamebetalingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma naar deelnemers sturen
Vertrektijden bevestigen
Reservering eetgelegenheid maken
Toegangsbewijzen bestellen
Groepsindeling maken
2 personen
Begeleiders aanwijzen
2 personen
Verzamelpunt ter plaatse controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst definitief maken
Laatste informatie versturen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Snacks portioneren
3 personen
Cateringpakketten samenstellen
3 personen
Toegangsbewijzen sorteren
2 personen
Deelnemersmappen klaarleggen
2 personen
Materialen inladen
4 personen
Telefoons en powerbanks laden
2 personen

Event

Verzamelpunt klaarzetten
3 personen
Vervoer controleren
2 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Toegangsbewijzen uitdelen
2 personen
Bagage en materialen laden
4 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Snacks uitdelen
3 personen
Dranken uitdelen
3 personen
Groepen naar locatie begeleiden
4 personen
Programma en ontmoetingspunt uitleggen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks aanvullen
2 personen
Deelnemers begeleiden
4 personen
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
Groepsaantallen controleren
4 personen
Vertrekverzameling aankondigen
2 personen
Deelnemers bij vertrek tellen
4 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Terugreis begeleiden
4 personen
Aankomst registreren
3 personen
Deelnemers veilig laten uitstappen
4 personen

Nazorg

Afval uit vervoer verwijderen
3 personen
Overgebleven eten sorteren
2 personen
Materialen uitladen
4 personen
Koelboxen legen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Vervoersmaterialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Tangen en opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6

Decoratie

Carnavalsvlaggenaantal 20
Serpentinesaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Gezichtsmake-upaantal 10
Glittersaantal 6
Verkleedaccessoiresaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koeltassenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiebekersaantal 70
Waterkannenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Handveger en blikaantal 2

Catering

Servettenhoudersaantal 6
Etikettenaantal 100
Stiftenaantal 12
Naamstickersaantal 70
Polsbandjesaantal 70
Deelnemersmappenaantal 60
Geprinte deelnemerslijstenaantal 6
Geprinte routekaartenaantal 60
Toegangsbewijshoudersaantal 60
Rugzakkenaantal 6
EHBO-verbandtassenaantal 2
Zaklampenaantal 6
Paraplu'saantal 6
Boodschappen

Tips

Leg het verzamelpunt en de vertrektijd minimaal één week vooraf vast. Kies een herkenbare plek en stuur deelnemers ook de verwachte terugkomsttijd, zodat niemand op de dag zelf hoeft te zoeken.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en een noodcontact uit. Sluit de registratie uiterlijk enkele dagen voor vertrek en gebruik daarna één definitieve deelnemerslijst voor groepsindeling, vervoer en catering.
Controleer het carnavalsprogramma voordat je vervoer en toegangsbewijzen definitief maakt. Plan extra reistijd rond optochten en drukke toegangswegen; een kwartier speling is bij een groep vaak te weinig.
Maak cateringpakketten per groep en koel dranken vooraf in koelboxen met koelelementen. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en neem water apart mee.
Stuur de laatste informatie 24 tot 48 uur voor vertrek. Zet daarin het verzamelpunt, vertrektijd, route, contactpersonen, kledingadvies, ticketverdeling en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een carnavalstrip organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en vervoer. Regel toegangsbewijzen en een eetgelegenheid zodra het programma bekend is; voor een grotere groep kan dat 4 weken voor vertrek al krap worden.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst van een carnavalstrip definitief maken?: Sluit aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor vertrek. Gebruik daarna de definitieve lijst voor betalingen, groepsindeling, noodcontacten, catering en het sorteren van toegangsbewijzen.
Hoeveel drank neem ik mee voor een carnavalstrip?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en voor de rest van de dag op ongeveer 1 tot 2 drankjes per persoon per uur. Neem daarnaast altijd voldoende water mee en houd rekening met extra voorraad bij warm weer.
Wanneer stuur ik de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur de laatste update 24 tot 48 uur voor vertrek. Bevestig daarin nog één keer het verzamelpunt, de vertrektijd, de route, contactpersonen en eventuele wijzigingen in het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.