Checklist voor een campingvolleybaltoernooi organiseren

Een campingvolleybaltoernooi vraagt om meer voorbereiding dan alleen een net en een bal. Je regelt tegelijk de speellocatie, kampeerplekken, teams, wedstrijdschema’s en voorzieningen voor deelnemers die blijven overnachten. Begin met datum, locatie en toernooiformat en leg daarna betalingen, dieetwensen en teamindeling vast. In de laatste week draait het vooral om weerscontrole, boodschappen, gekoelde dranken en geprinte informatie. Zo staat op de toernooidag het materiaal klaar voordat de eerste wedstrijd begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Speellocatie reserveren
Kampeerplekken reserveren
Toernooiformat bepalen
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Betalingen controleren
Teams samenstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersvoorspelling controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Teamindeling printen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Prijzen klaarzetten

Event

Veldlocaties uitzetten
4 personen
Netten opbouwen
4 personen
Lijnen en antennes plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Kampeerterrein bewegwijzeren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams registreren
2 personen
Toernooi openen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Velden tussentijds controleren
2 personen
Finale aankondigen
Finale begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Muziek uitschakelen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Sportmateriaal afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerschermenaantal 4

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 3
Volleyballenaantal 12
Veldlijnenaantal 6
Netantennesaantal 6
Scheidsrechtersstoelenaantal 3
Scorebordenaantal 3
Fluitjesaantal 6
Wedstrijdhesjesaantal 48
Reservepompaantal 2
Balnaaldenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Zonnebranddispensersaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Klembordenaantal 8
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiemokkenaantal 40
Schenkkanenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Koelvakkenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Toernooibannersaantal 4
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 30
Prijstrofeeënaantal 3
Medaillelintenaantal 48

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Poetsdoekenaantal 20

Camping

Pionnenaantal 20
Haringenaantal 40
Grondpennenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Regenhoezenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de speellocatie en kampeerplekken zodra de datum vaststaat. Controleer ook hoeveel velden, tentplaatsen en stroompunten beschikbaar zijn, zodat je materiaal en deelnemersaantal daarop aansluiten.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf. Verzamel daarin teamvoorkeuren, dieetwensen, betaalstatus en overnachtingsinformatie; die gegevens heb je nodig voor de teamindeling en boodschappen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Print het schema, de teamindeling en wedstrijdformulieren minstens 1 dag vooraf en bewaar een digitale kopie op een telefoon.
Plan de opbouw met extra tijd voor meerdere velden. Reken op minimaal 60 tot 90 minuten voor veldlocaties, netten, lijnen, antennes, scoreborden en scheidsrechtersstoelen voordat het eerste fluitsignaal klinkt.
Controleer de weersvoorspelling 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, verlichting, zaklampen, koelboxen en powerbanks klaar; juist schaduw, regen en een donkere campingavond worden vaak te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingvolleybaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de datum, speellocatie en kampeerplekken. Verstuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken voor het toernooi en sluit de deelnemerslijst ongeveer 1 week vooraf.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een campingvolleybaltoernooi?: Plan voor één veld minimaal 60 minuten en voor meerdere velden 90 minuten of meer. Tel extra tijd op voor partytenten, tafels, scoreborden, geluidsapparatuur en routebordjes.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Maak het definitieve schema 5 tot 7 dagen vooraf, nadat betalingen, afmeldingen en teams zijn gecontroleerd. Print op de dag ervoor ook de teamindeling en wedstrijdformulieren.
Wat moet ik regelen voor deelnemers die op de camping blijven slapen?: Reserveer de kampeerplekken tegelijk met de speellocatie en verzamel uiterlijk 2 weken vooraf het aantal overnachters. Vraag ook naar dieetwensen en geef route-, aankomst- en praktische deelnemersinformatie minstens 3 dagen vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.