Checklist pour un tournoi de volley au camping
Un tournoi de volley au camping demande de coordonner les matchs, les nuitées et la vie du groupe au même endroit. Commence par bloquer la date, le terrain et les emplacements de camping, puis fixe le format et les règles avant d’ouvrir les inscriptions. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, les paiements, les repas et la météo. Le jour J, prévois assez de temps pour monter les filets, tracer les terrains et installer l’accueil avant le premier match.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le lieu de jeu
Réserver les emplacements de camping
Définir le format du tournoi
2 personnes
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les paiements
Former les équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la répartition des équipes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer les prix
Événement
Délimiter les emplacements de terrain
4 personnes
Monter les filets
4 personnes
Installer les lignes et les antennes
3 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Baliser le terrain de camping
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les équipes
2 personnes
Ouvrir le tournoi
Encadrer les matchs
6 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les terrains en cours de route
2 personnes
Annoncer la finale
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Suivi
Couper la musique
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le matériel de sport
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 8
- Chaises pliantesqté 50
- Tables de bièreqté 6
- Paravents de vestiaireqté 4
Matériel de sport
- Filets de volley-ballqté 3
- Ballons de volleyqté 12
- Lignes de terrainqté 6
- Antennes de filetqté 6
- Chaises de juryqté 3
- Panneaux de scoreqté 3
- Siffletsqté 6
- Maillots de compétitionqté 48
- Pompe de rechangeqté 2
- Aiguilles de ballonqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Poches de glaceqté 12
- Distributeurs de crème solaireqté 2
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Batteries externes rechargeablesqté 4
- Presse-papiersqté 8
- Calculatricesqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes de pocheqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Tasses à caféqté 40
- Carafesqté 6
- Louchesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Thermosqté 4
- Compartiments réfrigérésqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Bannières du tournoiqté 4
- Badges nominatifsqté 60
- Stylosqté 30
- Trophéesqté 3
- Rubans de médailleqté 48
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 20
Camping
- Cônesqté 20
- Piquetsqté 40
- Piquets de solqté 30
- Ruban de balisageqté 4
- Housses de pluieqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le terrain et les emplacements de camping en même temps, idéalement 6 à 8 semaines avant le tournoi. Vérifie aussi les horaires d’arrivée et les règles du camping concernant le bruit et les branchements électriques.
- Ouvre les inscriptions avec une date limite fixée au moins 10 jours avant l’événement. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires, le niveau de jeu et les informations utiles pour former les équipes.
- Publie le planning des matchs 3 à 5 jours avant le tournoi. Prévois une marge de 10 à 15 minutes entre deux rencontres pour les changements de terrain, les retards et la mise à jour des scores.
- Compte au moins 1 ballon de match par terrain, plus 1 ballon de secours pour le tournoi. Vérifie la veille les filets, les lignes, les antennes, les sifflets, les tableaux de score et la pompe avec ses aiguilles.
- Arrive environ 3 heures avant le premier match pour délimiter les terrains, monter les filets, installer les tentes d’accueil et tester le son. Recharge les lampes, les batteries externes et les équipements audio avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley au camping ?
- Prévois 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, les emplacements et lancer les inscriptions. Garde les 10 derniers jours pour confirmer les équipes, les paiements, les repas et le planning.
- Quand fermer les inscriptions pour un tournoi de volley ?
- Ferme les inscriptions au moins 10 jours avant le tournoi. Tu auras ainsi le temps de former les équipes, d’établir les matchs et de vérifier les besoins alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer un tournoi de volley ?
- Compte environ 3 heures avant le premier match. Cette durée couvre le marquage des terrains, le montage des filets, l’installation de l’accueil, l’affichage et le test du matériel sonore.
- Combien de ballons faut-il pour un tournoi de volley ?
- Prévois au minimum un ballon par terrain utilisé simultanément, plus un ballon de rechange. Pour deux terrains, emporte donc au moins trois ballons et vérifie leur gonflage la veille.
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