Buurtcamping organiseren: complete checklist

Een buurtcamping vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en een grasveld. Je regelt eerst de locatie, vergunningen, stroom en afvalinzameling, daarna pas de aanmeldingen en het programma. In de laatste week draait alles om aantallen: kampeerplekken, dieetwensen, boodschappen, materialen en tenten. Deze checklist bevat 77 taken en 65 spullen, zodat je van de eerste reservering tot het opbouwen van het veld niets overslaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en veld reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Reservering stroom controleren
Reservering afvalinzameling maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kampeerplekken inventariseren
2 personen
Deelnemerslijst bevestigen
Weersverwachting controleren
Programma afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren gekoeld opslaan
2 personen
Tenten ophalen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen labelen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Verlichting testen
2 personen
Noodnummers afdrukken
Veld inspecteren
2 personen
Kampeerindeling uitzetten
3 personen
Tenten opbouwen
5 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffet en keuken inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtlijnen ophangen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten voorzien van papier
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Kampeerplekken aanwijzen
2 personen
Programma toelichten
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Kinderspellen begeleiden
3 personen
Buurtwandeling begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Groenten en salades serveren
2 personen
Barbecue bedienen
3 personen
Dieetmaaltijden apart houden
Eettafels afruimen
3 personen
Avondspel uitleggen
2 personen
Avondspel begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Kampvuur begeleiden
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten veilig laten vertrekken
2 personen
Kampvuur volledig doven
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Veld schoonmaken
4 personen
Materialen tellen
2 personen
Materialen droog opslaan
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Picknickkledenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Camping

Kampeertentenaantal 20
Tenthamersaantal 6
Haringenaantal 100
Scheerlijnenaantal 30
Grondzeilenaantal 20
Zaklampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 100
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Voorraadbakkenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 4
Gasflessenaantal 4
Gasdrukregelaarsaantal 2

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speaker
Microfoon

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6
Naamkaartjesaantal 80
Stiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 36

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 4
Springtouwenaantal 6
Buitenspellenaantal 6
Stoepkrijtaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8
Afzetlintaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Herbruikbare poetsdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie, stroom en afvalinzameling minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer meteen welke vergunningen of meldingen nodig zijn; die kunnen een langere verwerkingstijd hebben dan je planning toelaat.
Open de aanmeldingen pas nadat je het aantal kampeerplekken en beschikbare tenten hebt geïnventariseerd. Vraag direct naar dieetwensen en bevestig de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor de camping.
Maak in de laatste week aparte lijsten voor eten, campingmateriaal en veiligheid. Controleer onder meer tenthamers, haringen, scheerlijnen, grondzeilen, zaklampen en EHBO-materiaal voordat je spullen naar het veld brengt.
Test verlichting en koelboxen uiterlijk 1 dag vooraf. Koelwaren moeten gekoeld worden opgeslagen en thermoskannen, herbruikbaar servies en barbecuebenodigdheden moeten schoon en compleet klaarstaan.
Zet op de opbouwdag eerst de kampeerindeling uit en inspecteer het veld voordat je tenten opbouwt. Leg noodnummers en het programma zichtbaar neer en label materialen, zodat je tijdens het weekend niets hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtcamping organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen, stroom en afvalinzameling. Plan de uitnodigingen en aanmeldingen daarna, zodat je uiterlijk 7 dagen voor de start de deelnemerslijst en kampeerindeling kunt vastleggen.
Wat moet je een week voor de buurtcamping regelen?: Controleer 7 dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, kampeerplekken, boodschappenlijst en weersverwachting. Bevestig daarna de deelnemerslijst en plan het ophalen van tenten en andere materialen.
Wanneer zet je tenten op bij een buurtcamping?: Inspecteer eerst het veld en zet de kampeerindeling uit op de opbouwdag. Bouw de tenten daarna op, bij voorkeur enkele uren voordat deelnemers arriveren, zodat je nog tijd hebt voor controle en herstelwerk.
Hoeveel koelboxen en koelelementen heb je nodig voor een buurtcamping?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de hoeveelheid koelwaren, maar plan voldoende ruimte om alle bederfelijke boodschappen direct gekoeld op te slaan. Controleer de koelboxen en vries de koelelementen uiterlijk de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.