Checklist voor een campingkaraokeavond organiseren

Een campingkaraokeavond vraagt om meer voorbereiding dan alleen liedjes kiezen en een speaker meenemen. Je regelt vooraf kampeerplekken, aanmeldingen, dieetwensen en de geluidsregels van de camping. Op de dag zelf draait alles om een getest geluidssysteem, droge apparatuur, voldoende stroom en een logische indeling van tenten, tafels en karaokehoek. Deze checklist zet de voorbereiding in volgorde, zodat je niet pas tijdens het eerste nummer ontdekt dat een kabel, microfoon of opgeladen apparaat ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kampeerplekken reserveren
Geluidsregels controleren
Karaokeliedjes verzamelen
Afspeellijst klaarzetten
Microfoons testen
2 personen
Apparatuur opladen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
Terrein controleren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Karaokehoek inrichten
2 personen
Geluid en beeld aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Licht ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Karaoke uitleggen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Karaokelijst beheren
Muziek en microfoons bedienen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Laatste lied aankondigen
Gasten naar kampeerplekken wijzen
2 personen

Nazorg

Karaokeapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Apparatuur droog opbergen
2 personen
Materialen inventariseren
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Karaokespeaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Tangenaantal 4
Openersaantal 3

Decoratie

Karaokebord
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Ballonpomp
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Reservezaklampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de geluidsregels zodra je de camping kiest en plan het karaokeprogramma daarbinnen. Test speaker, microfoons, laptop, projector en HDMI-kabels uiterlijk op de dag zelf; leg reservebatterijen klaar.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Maak daarna pas de indeling van kampeerplekken, stoelen, tafels en het buffet, zodat je weet hoeveel mensen je ontvangt.
Regel stroom vóór je de karaokehoek opbouwt. Controleer alle stroompunten en leg per apparaat een verlenghaspel of stekkerdoos klaar; houd kabels uit looproutes en bescherm aansluitingen tegen regen.
Bouw partytenten, licht en versiering vóór de gasten arriveren. Richt de karaokehoek zo in dat het projectiescherm zichtbaar blijft vanaf de stoelen en dat zangers niet door de buffet- of ontvangstzone hoeven te lopen.
Koel dranken vooraf en zet naast het buffet een apart punt voor koffie, thee en afval. Gebruik herbruikbare bekers en zet openers, serveerlepels en tangen direct klaar; die kleine spullen worden vaak pas gemist wanneer het eten al op tafel staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingkaraokeavond organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het reserveren van kampeerplekken. Controleer in dezelfde periode de geluidsregels en beschikbaarheid van stroompunten. Rond 3 dagen vooraf verzamel je dieetwensen en doe je de boodschappen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een campingkaraokeavond op te bouwen?: Plan ongeveer 3 uur opbouwtijd voor partytenten, tafels, stoelen, verlichting, buffet en ontvangsttafel. Reserveer daarna nog 45 tot 60 minuten voor het aansluiten en testen van speaker, microfoons, laptop, projector en beeld.
Wat moet ik meenemen voor karaoke op de camping?: Neem naast de karaokespeaker en draadloze microfoons ook een laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, verlenghaspels, stekkerdozen en reservebatterijen mee. Leg minimaal één volledige reserveset kabels klaar als de afstand tussen stroom, laptop en scherm nog niet vaststaat.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een campingkaraokeavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna per uur aan op basis van het programma. Voor hapjes kun je ongeveer 6 tot 8 kleine porties per persoon voor de hele avond plannen; zet koffie, thee en water apart klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.