Checklist voor een camping jubileumfeest

Een camping jubileumfeest vraagt om meer voorbereiding dan een gewone borrel: je regelt een feestveld, beschutting, stroom, eten en een duidelijke terreinindeling. Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met de reservering, uitnodigingen en het programma. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen bestelt en bevestig leveringen enkele dagen van tevoren. Op de dag zelf werk je van terreinopbouw naar buffet, bar en verlichting, zodat gasten niet tussen de werkzaamheden door binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Feestveld reserveren
Partytenten bestellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma bevestigen
2 personen
Muziekafspeellijst maken
Herinnering versturen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Indeling feestterrein maken
2 personen
Boodschappen bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees marineren
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Bar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Fotohoek begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Barbecuebuffet aanvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Barbecue schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3

Servies

Bordenaantal 75
Kommetjesaantal 70
Besteksetsaantal 75
Drinkglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 50

Keuken

Barbecueaantal 2
Grillroostersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Partytentgewichtenaantal 8

Decoratie

Feestvlaggenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het feestveld en de partytenten uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf. Controleer meteen of tentgewichten, stroomaansluitingen en opbouwtijden geregeld zijn; die worden vaak pas op het laatste moment gemist.
Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest. Dan heb je tijd om dieetwensen te verwerken, naamkaartjes te maken en hoeveelheden voor barbecue, salades en drank vast te leggen.
Maak de indeling van het feestterrein minstens 1 week vooraf. Houd de barbecue en bar uit de looproute, plaats het buffet onder een tent en plan verlengkabels zo dat niemand over de stroomvoorziening kan struikelen.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, gewichten, verlichting en koelboxen klaar voordat je eten en drinken uit de koeling haalt; zo blijft de barbecuevoorraad gekoeld tijdens de opbouw.
Plan de opbouw met minimaal 3 tot 4 helpers en begin ongeveer 4 uur voor ontvangst. Bouw eerst de tenten op, zet daarna tafels en stoelen, richt buffet en bar in en sluit verlichting en speakers pas aan nadat de looproutes vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een camping jubileumfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van het feestveld en de partytenten. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en verwerk de definitieve aanmeldingen 10 dagen voor het feest.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een camping jubileumfeest?: Reken met 3 tot 4 helpers op ongeveer 4 uur voor tenten, tafels, stoelen, buffet, bar, decoratie en verlichting. Plan daarnaast 1 uur voor het koelen van dranken en het klaarzetten van barbecue en salades.
Wanneer moet ik dieetwensen voor het jubileumfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit, uiterlijk 3 weken voor het feest. Leg de definitieve lijst 10 dagen vooraf vast voordat je boodschappen bestelt.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een camping jubileumfeest?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zorg dat de partytenten met gewichten vaststaan en bepaal uiterlijk 24 uur vooraf waar buffet, barbecue en zitplaatsen beschut kunnen staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.