Checklist voor een camping informatiedag organiseren
Een camping informatiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar informatiestands. Je regelt tegelijk aanmeldingen, kampeerplaatsen, rondleidingen, catering, techniek en een duidelijke ontvangst. Begin met datum, programma en reserveringen en werk daarna toe naar bevestigingen, boodschappen en materialen. Op de dag zelf bepalen de registratiebalie, routebordjes en een getest geluidssysteem of bezoekers vlot hun weg vinden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Kampeerplaatsen reserveren
Sprekers en rondleiders bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Informatiepakketten samenstellen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Routebordjes maken
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
4 personen
Geluid en presentaties testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Informatiepakketten klaarleggen
2 personen
Ontvangstruimte controleren
2 personen
Event
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Informatiepakketten uitdelen
2 personen
Campingpresentatie geven
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Vragen bij informatietafels beantwoorden
5 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Lichte maaltijd serveren
4 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Registratietafel
- Barkrukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 10
- Schenkkanenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Campingpostersaantal 10
- Prikbordenaantal 4
- Naambadgesaantal 70
- Pennenaantal 20
- Klembordenaantal 6
- Routebordjesaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afwasteiltjesaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de aanmeldingen in twee momenten: verzamel dieetwensen eerst en stuur daarna een definitieve bevestiging met programma, route en informatie over de gereserveerde kampeerplaatsen.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf. Bij regen moeten partytenten, routebordjes, informatiepakketten en presentaties ook bruikbaar blijven.
- Test geluid, microfoons, beamer en presentaties minimaal 60 minuten voor de eerste uitleg. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf klaar, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft te zoeken.
- Richt de registratiebalie minstens 45 minuten voor aanvang in met naambadges, pennen en informatiepakketten. Zet routebordjes vanaf de parkeer- of ingangzijde zichtbaar achter elkaar.
- Koel dranken en richt het koffiepunt vóór de eerste bezoekers arriveren in. Reken per aanwezige op meerdere koffiemomenten en gebruik aparte serveerschalen, tangen en borden voor de hapjes.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een camping informatiedag versturen?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk 1 week voor de informatiedag aantallen, kampeerplaatsen en catering kunt vastleggen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een camping informatiedag op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor de opbouw met een team van enkele personen. Zet partytenten, tafels, stoelen en informatietafels eerst neer; richt daarna registratie, koffiepunt en presentatietechniek in.
- Wanneer controleer ik het weer voor een camping informatiedag?
- Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals 24 uur voor de start. Neem dan een definitieve beslissing over partytenten, bescherming van materialen en de plek van routebordjes en informatiepunten.
- Hoe vroeg moet ik de techniek testen op de informatiedag?
- Test draagbare speakers, microfoons, beamer, projectiescherm en aansluitingen minstens 60 minuten voor het programma. Houd een reservekabel en een alternatief voor presentaties bij de hand, zodat een storing niet direct voor vertraging zorgt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!