Zo organiseer je een camperclubbijeenkomst

Begin bij het terrein en het aantal campers, niet bij de boodschappen. Reserveer de plek, verstuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen voordat je het programma, de parkeerindeling en de catering vastlegt. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en controleer daarna pas voorraad en servies. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een logische rijroute en een opbouwvolgorde waarbij tenten, stroom en tafels vóór koffie en buffet klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Terrein reserveren
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Parkeerindeling maken
6
Programma opstellen
2 personen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Weersverwachting controleren
9
Voorraad controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Servies schoonmaken
2 personen
12
Naambadges voorbereiden
13
Parkeerborden klaarzetten
14
Apparatuur opladen

Event

15
Toegang tot terrein regelen
2 personen
16
Parkeerplaatsen markeren
2 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
19
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
23
Koffiepunt inrichten
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Buffet klaarzetten
3 personen
26
Techniek testen
2 personen
27
Deelnemers verwelkomen
2 personen
28
Deelnemers registreren
2 personen
29
Programma toelichten
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Camperpresentaties begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes aanvullen
2 personen
34
Buffet serveren
3 personen
35
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
36
Afval tussentijds verzamelen
37
Muziek en verlichting afsluiten
2 personen

Nazorg

38
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Terrein schoonmaken
3 personen
43
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
44
Apparatuur controleren en opbergen
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Gevonden voorwerpen bewaren
47
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Partytentenaantal 2
Zijwanden voor partytentenaantal 4
Tentgewichtenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmwaterdispensersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Camperclubvlaggenaantal 4
Slingersaantal 8
Naambadgehoudersaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Drankkrattenaantal 4
Koffie- en theeblikkenaantal 4
Menukaartenaantal 6
Parkeerbordenaantal 8
Pennenaantal 6
Clipboardmappenaantal 2
Naamstickersaantal 70
Presentatietafelbordjesaantal 20
Boodschappen

Tips

Maak de parkeerindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Houd ruimte vrij voor aankomst en vertrek, markeer plaatsen met parkeerborden en regel vooraf toegang tot het terrein; dat voorkomt zoeken en keren met campers.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst partytenten met zijwanden en tentgewichten, daarna stroomvoorziening, verlichting, tafels en stoelen. Leg verlengkabels en stekkerdozen droog en buiten de looproute.
Richt de ontvangsttafel in vóór de eerste deelnemers komen. Leg de bijgewerkte deelnemerslijst, naambadges en informatie over het programma klaar; een Bluetoothspeaker of microfoon test je diezelfde ochtend.
Controleer de catering niet alleen op eten, maar ook op doorstroming. Zet koffiezetapparaten, warmwaterdispensers en thermoskannen bij het koffiepunt, en plaats serveerschalen, opscheplepels en buffetservies vóór het buffet wordt gevuld.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en neem dan pas de definitieve beslissing over zijwanden en extra overdekte ruimte. Zet dranken met koelboxen en koelelementen op tijd koud, zodat je niet tijdens de ontvangst nog moet improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een camperclubbijeenkomst organiseren?: Reserveer het terrein en verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de bijeenkomst.
Wanneer maak je de parkeerindeling voor een camperclubbijeenkomst?: Maak een eerste indeling zodra je ongeveer 80 procent van de aanmeldingen hebt. Werk die uiterlijk 3 dagen vooraf bij en markeer de plaatsen vóór de eerste campers arriveren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een camperclubbijeenkomst op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van partytenten, stroom, verlichting, tafels, stoelen, ontvangsttafel en koffiepunt. Laat minstens 30 minuten over voor een laatste controle van apparatuur, route en buffet.
Wanneer controleer je het weer voor een camperclubbijeenkomst?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Regel zijwanden, tentgewichten en een aangepaste indeling zodra regen of wind wordt verwacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.