Zo organiseer je een camperbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de datum, openingstijden en locatie, want die bepalen hoeveel exposanten en bezoekers je kunt ontvangen. Werk daarna de standindeling, exposantenlijst en aanmeldingen uit voordat je uitnodigingen en praktische informatie verstuurt. Plan presentaties, catering en techniek als één geheel en controleer vooraf stroompunten, kabelroutes en de bezoekersregistratie. Op de beursdag draait alles om een vroege opbouw: ontvangstbalie, stands, camperpresentaties en bewegwijzering moeten klaarstaan voordat de eerste standhouder arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Exposanten benaderen
2 personen
7
Standruimte toewijzen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma samenstellen
2 personen
11
Techniek voor presentaties reserveren
12
Catering bestellen
2 personen
13
Drukwerk laten maken
14
Plattegrond afdrukken
15
Exposanteninformatie versturen
16
Bezoekersregistratie controleren
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Standhouders telefonisch bevestigen
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Materialen naar locatie brengen
4 personen
22
Standhouders ontvangen
3 personen
23
Ingang en ontvangstbalie opbouwen
3 personen
24
Exposantenstands opbouwen
8 personen
25
Camperpresentaties positioneren
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Stroompunten controleren
2 personen
28
Presentatieruimte inrichten
3 personen
29
Bewegwijzering ophangen
3 personen
30
Decoratie ophangen
2 personen
31
Registratietafel klaarmaken
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Presentatiemateriaal testen
2 personen
36
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
37
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
38
Briefing exposanten geven
3 personen

Event

39
Bezoekers ontvangen
4 personen
40
Aanmeldingen registreren
3 personen
41
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
42
Exposanten ondersteunen
3 personen
43
Presentaties begeleiden
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Servies verzamelen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Standgangen vrijhouden
2 personen
51
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
52
Fotoregistratie verzorgen
53
Laatste bezoekers informeren
2 personen
54
Exposanten uitchecken
3 personen

Nazorg

55
Camperpresentaties afbouwen
4 personen
56
Exposantenstands afbouwen
8 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Overgebleven catering koelen
2 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
63
Materialen terugbrengen
4 personen
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen
66
Exposanten nabellen
2 personen
67
Bedankbericht versturen
68
Bezoekersfeedback verzamelen
69
Foto's met exposanten delen
70
Onbetaalde facturen controleren
71
Eindafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Presentatietafelaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Kabelhaspelsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Bannersaantal 6
Vlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Plantenaantal 8

Standmateriaal

Partytentenaantal 4
Achterwandpanelenaantal 12
Folderhoudersaantal 20
Presentatiestandaardsaantal 8
Stroomverdelersaantal 10
Kabelmattenaantal 12

Registratie

Registratietafel
Naamkaartjesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Klemplankenaantal 4
Pennenaantal 30
Contantgeldkistje
Pinapparaat

Drukwerk

Plattegrondenaantal 200
Programmafoldersaantal 200
Exposantenkaartenaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Plakbandaantal 8
Kabelbindersaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Stofzuigeraantal 2
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de eerste exposanten zijn bevestigd. Reserveer per stand niet alleen vloeroppervlak, maar ook ruimte voor achterwandpanelen, folderhouders, presentatiestandaards en een veilige kabelroute.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin hun aankomsttijd, standnummer, laad- en losafspraken, beschikbare stroom en wat zij zelf moeten meenemen.
Test presentatietechniek minimaal één uur voor opening. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en draagbare speakers afzonderlijk; leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels klaar voordat bezoekers binnenkomen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal personen uiterlijk enkele dagen voor de beurs door aan de catering. Houd bij de ontvangstbalie een bijgewerkte bezoekersregistratie en naamkaartjes bij de hand.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst ingang en ontvangstbalie, daarna stands en camperpresentaties, vervolgens techniek, plattegronden en verlichting. Controleer direct na het plaatsen van materialen of kabels met kabelmatten zijn afgedekt en doorgangen vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een camperbeurs organiseren?: Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en openingstijden. Gebruik de eerste weken voor exposantenwerving en standindeling; plan drukwerk, catering en techniek uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Hoeveel ruimte heb je nodig per stand op een camperbeurs?: Reken minimaal 10 tot 15 vierkante meter per reguliere stand, exclusief looppaden en camperpresentaties. Voeg extra ruimte toe voor tafels, statafels, achterwanden en bezoekers die uitleg krijgen.
Wanneer bevestig je standhouders voor een camperbeurs?: Bel iedere standhouder uiterlijk 7 dagen voor de beurs na. Bevestig dan het standnummer, de aankomsttijd, stroomvoorziening, laad- en losplek en eventuele presentatieafspraken.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een camperbeurs?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor een kleine beurs en langer bij veel exposanten of grote campers. Bouw ontvangst, stands en camperpresentaties eerst op en reserveer daarna minstens 1 uur voor techniek en een laatste veiligheidscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.