Cómo organizar una feria de campers paso a paso

Una feria de campers necesita más coordinación que una exposición convencional: cada expositor requiere un espacio claro, acceso a corriente y tiempo para montar su presentación. Empieza por fijar la fecha, el horario y la distribución de la sala; después confirma expositores, abre las inscripciones y cierra el programa. En los días previos, envía un plano detallado, confirma las necesidades técnicas y revisa el registro de visitantes. El montaje debe dejar lista la recepción antes de que llegue el primer expositor.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Contactar a los expositores
2 personas
7
Asignar espacio del stand
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Reservar la técnica para presentaciones
12
Pedir el catering
2 personas
13
Encargar material impreso
14
Imprimir el plano
15
Enviar información a los expositores
16
Comprobar el registro de visitantes
2 personas
17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
18
Confirmar por teléfono a los expositores
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Hacer la compra
3 personas
21
Llevar materiales al lugar
4 personas
22
Recibir a los expositores
3 personas
23
Montar la entrada y la recepción
3 personas
24
Montar los stands de expositores
8 personas
25
Colocar las presentaciones del camper
4 personas
26
Colocar mesas y sillas
4 personas
27
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
28
Preparar el espacio de presentación
3 personas
29
Colgar señalización
3 personas
30
Colgar la decoración
2 personas
31
Preparar la mesa de registro
2 personas
32
Montar el punto de café
2 personas
33
Preparar aperitivos
3 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Probar el material de presentación
2 personas
36
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
37
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
38
Dar briefing a los expositores
3 personas

Evento

39
Recibir a los visitantes
4 personas
40
Registrar inscripciones
3 personas
41
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
42
Apoyar a los expositores
3 personas
43
Coordinar presentaciones
2 personas
44
Servir café y té
2 personas
45
Servir aperitivos
2 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Recoger la vajilla
2 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Comprobar los baños
2 personas
50
Mantener libres los pasillos de los puestos
2 personas
51
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
52
Encargarse de la cobertura fotográfica
53
Informar a los últimos visitantes
2 personas
54
Registrar a los expositores
3 personas

Seguimiento

55
Desmontar las presentaciones de la autocaravana
4 personas
56
Desmontar los stands de los expositores
8 personas
57
Lavar la vajilla
3 personas
58
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
59
Recoger la basura
3 personas
60
Limpiar el lugar
4 personas
61
Apagar el equipo
2 personas
62
Retirar la decoración y la señalización
3 personas
63
Devolver los materiales
4 personas
64
Devolver el material alquilado
2 personas
65
Recoger objetos perdidos
66
Llamar a los expositores
2 personas
67
Enviar mensaje de agradecimiento
68
Recopilar comentarios de los visitantes
69
Compartir fotos con los expositores
70
Comprobar facturas impagadas
71
Procesar el ajuste final

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesa de presentacióncant. 2
Percheroscant. 2
Papeleracant. 10

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Enrollacablescant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Iluminación ambientalcant. 4

Decoración

Bannerscant. 6
Banderascant. 12
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Pizarrascant. 6
Plantascant. 8

Material para el stand

Carpas de fiestacant. 4
Paneles de fondocant. 12
Portafolletoscant. 20
Soportes de presentacióncant. 8
Distribuidores de corrientecant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12

Registro

Mesa de registro
Tarjetas de nombrecant. 150
Portabadgescant. 150
Tablones con pinzacant. 4
Bolígrafoscant. 30
Cajita para efectivo
Máquina de sellado

Impresos

Planoscant. 200
Folletos del programacant. 200
Tarjetas de expositorcant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Cuencoscant. 12

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Escobascant. 3
Limpiacristalescant. 2
Aspiradoracant. 2
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la distribución de la sala con al menos 6 semanas de antelación. Reserva zonas separadas para recepción, stands, presentaciones y circulación, y comprueba que los cables no crucen los pasillos.
Pide a cada expositor sus necesidades al inscribirse: tamaño del stand, preferencias dietéticas, conexión eléctrica y material de presentación. Envía el plano asignado entre 7 y 10 días antes y confirma por teléfono a quienes aún no hayan respondido.
Programa las presentaciones en bloques de 20 a 30 minutos y reserva la técnica con una semana de margen. Prueba portátil, proyector, pantalla, micrófono y altavoces antes de abrir las puertas; lleva cables alargadores, regletas y enrollacables de repuesto.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y separa las opciones dietéticas al menos 5 días antes. Coloca mesas altas y sillas sin bloquear los stands, y añade papeleras y estaciones de carga en puntos visibles.
Planifica el montaje para terminar 60 minutos antes de la llegada de visitantes. Recibe primero a los expositores, entrega sus tarjetas de nombre y ubicación, revisa las presentaciones de los campers y comprueba el registro de visitantes antes de abrir la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de campers?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar la ubicación, reunir a los expositores, abrir las inscripciones, reservar la técnica y encargar el material impreso sin trabajar con prisas.
¿Cuándo debo asignar los stands a los expositores?: Asigna los espacios cuando tengas confirmadas las inscripciones y, como mínimo, 10 días antes de la feria. Envía el plano junto con el horario de montaje, las instrucciones de acceso y las necesidades de corriente.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje de una feria de campers?: Reserva al menos 2 horas para montar la recepción, los stands, la iluminación y la zona de presentaciones. El equipo debe estar listo 60 minutos antes de abrir para poder corregir conexiones, señalización o cambios de última hora.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las preferencias dietéticas?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el pedido entre 5 y 7 días antes. Ajusta las cantidades con el número final de visitantes y expositores, no solo con las primeras respuestas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.