Checklist voor een goed georganiseerde buurtsportdag

Een buurtsportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen sportmateriaal klaarzetten. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, inschrijvingen, vrijwilligers en een schema dat past bij de beschikbare velden. Op de dag zelf moeten deelnemers snel kunnen inschrijven, teams hun juiste hesjes vinden en begeleiders weten waar ze staan. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en controleer uiterlijk de dag ervoor het weer, de materialen en de deelnemerslijsten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen en meldingen controleren
Locatie en veldindeling vastleggen
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sportonderdelen publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Sportbegeleiders instrueren
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Teamindeling afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Prijzen en medailles sorteren
Muziek en presentaties testen
2 personen
Tassen en bakken labelen
2 personen
Deelnemers herinneren
Locatie openen
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Sportvelden uitzetten
5 personen
Sportmateriaal klaarleggen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligersposten uitleggen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstwoord geven
Teams naar velden begeleiden
4 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Voetbaltoernooi begeleiden
4 personen
Estafettes begeleiden
3 personen
Basketbalspel begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
EHBO-materiaal bereikbaar houden
Afval verzamelen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Eerste sportronde afronden
3 personen
Waterpauze begeleiden
3 personen
Volleybalwedstrijden begeleiden
3 personen
Trefbalwedstrijden begeleiden
3 personen
Springparcours begeleiden
2 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Broodjes en salades serveren
4 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Sportquiz presenteren
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
3 personen
Finales begeleiden
5 personen
Muziek verzorgen
Uitslagen registreren
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Medailles en prijzen uitreiken
3 personen
Afscheid en laatste mededelingen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Geluidsinstallatie veilig opbergen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven houdbare spullen opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafel
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleyballenaantal 6
Trefballenaantal 8
Tennisballenaantal 20
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Laddersaantal 3
Springtouwenaantal 15
Hoepelsaantal 15
Estafettestokjesaantal 12
Doeltjesaantal 4
Volleybalnettenaantal 2
Basketbalpalenaantal 2
Springzakkenaantal 10
Blinddoekenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 6
Teamhesjesaantal 50

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Megafonenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Schaaltjesaantal 20
Serveerkommenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekopjesaantal 60
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Naamstickersaantal 150

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmelding minimaal 3 weken vooraf en vraag meteen naar dieetwensen, leeftijd en eventuele beperkingen. Zo kun je teams, sportonderdelen en begeleiding tijdig indelen.
Maak het wedstrijdschema uiterlijk 5 dagen vooraf en druk de deelnemerslijst en teamindeling de dag vóór het evenement af. Bewaar extra kopieën bij de inschrijftafel en bij de wedstrijdleiding.
Plan minstens 1 vrijwilliger bij de inschrijftafel, 1 begeleider per sportonderdeel en 1 persoon voor de algemene coördinatie. Geef sportbegeleiders vooraf een korte briefing van 15 minuten over tijden, veiligheid en materiaal.
Zet per sportonderdeel een aparte bak klaar met het benodigde materiaal, zoals pionnen, ballen, hesjes, fluitjes en stopwatches. Label de bakken vóór het opbouwen, zodat vrijwilligers niet tijdens de start hoeven te zoeken.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan waar de partytenten, kleedkamerschermen en tafels komen. Houd een droog alternatief achter de hand voor materiaal dat niet nat mag worden en informeer deelnemers uiterlijk de avond ervoor bij wijzigingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtsportdag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met locatie, vergunningen en reserveringen van materialen. Open de inschrijving ongeveer 3 weken vooraf en maak de definitieve teamindeling 5 dagen voor de sportdag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurtsportdag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijftafel, 1 begeleider per sportonderdeel en 1 algemene coördinator. Bij vier gelijktijdige onderdelen heb je dus minimaal 6 mensen nodig, exclusief opbouw en catering.
Wanneer maak je het schema voor een buurtsportdag?: Maak een voorlopig schema zodra je weet hoeveel deelnemers en sportonderdelen er zijn. Werk het definitieve schema uiterlijk 5 dagen vooraf af en druk de deelnemers- en teamlijsten de dag vóór het evenement.
Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig per onderdeel?: Leg per onderdeel minimaal 15 minuten vóór de start het volledige materiaal klaar en tel alles na afloop opnieuw. Voor teamsporten heb je naast de ballen ook reserveballen, pionnen of markeerschijven, teamhesjes en een fluitje nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.