Checklist para organizar el Día deportivo del barrio

Un día deportivo del barrio necesita más coordinación que una simple jornada de juegos. Antes de anunciarlo, tendrás que confirmar permisos, reservar el material y definir cómo se repartirán los campos. Después vienen las inscripciones, los equipos, los voluntarios, los horarios y las preferencias dietéticas. Esta checklist reúne 74 tareas y 58 artículos para que sepas qué preparar con antelación, qué revisar la víspera y qué montar el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar permisos y notificaciones
Fijar el lugar y la distribución del campo
2 personas
Hacer reservas de material
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar las pruebas deportivas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Instruir a los monitores deportivos
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir la asignación del equipo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Clasificar premios y medallas
Probar la música y las presentaciones
2 personas
Etiquetar bolsas y cajas
2 personas
Recordar a los participantes
Abrir la ubicación
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Delimitar los campos deportivos
5 personas
Preparar el material deportivo
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar el sistema de sonido
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Explicar los puestos de voluntarios
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Dar la bienvenida
Guiar a los equipos a los campos
4 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Guiar el torneo de fútbol
4 personas
Coordinar los relevos
3 personas
Guiar el juego de baloncesto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el botiquín de primeros auxilios a mano
Recoger la basura
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Completar la primera ronda deportiva
3 personas
Guiar la pausa para beber agua
3 personas
Coordinar los partidos de voleibol
3 personas
Dirigir los partidos de balón prisionero
3 personas
Guiar el recorrido de salto
2 personas
Abrir el bufé de almuerzo
3 personas
Servir bocadillos y ensaladas
4 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Presentar el quiz deportivo
2 personas
Coordinar el programa del descanso
3 personas
Acompañar las finales
5 personas
Proporcionar la música
Registrar los resultados
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar medallas y premios
3 personas
Despedida y últimos avisos
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Reunir material deportivo
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Guardar de forma segura el sistema de sonido
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los productos no perecederos sobrantes
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesa de inscripción
Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Biombos para vestuarioscant. 4
Percheroscant. 2

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 6
Balones de voleibolcant. 6
Balones de balón prisionerocant. 8
Pelotas de teniscant. 20
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 40
Escalerascant. 3
Cuerdas para saltarcant. 15
Aroscant. 15
Testigos de relevocant. 12
Porteríascant. 4
Redes de voleibolcant. 2
Aros de baloncestocant. 2
Bolsas de saltocant. 10
Antifacescant. 12
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 8
Marcadorescant. 6
Petos de equipocant. 50

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de aguacant. 3
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Megáfonoscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Cuencoscant. 20
Cuencos de serviciocant. 12
Cucharonescant. 12
Tazas de cafécant. 60
Vasos térmicoscant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 10
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 150

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes: confirma permisos y notificaciones, fija el lugar, distribuye los campos y reserva carpas, mesas, sillas y material deportivo.
Abre las inscripciones al menos 3 semanas antes y ciérralas entre 5 y 7 días antes. Así puedes imprimir la lista de participantes y preparar la asignación de equipos sin cambios constantes.
Prepara un horario por pruebas y deja bloques de 10 a 15 minutos entre actividades. Ese margen sirve para cambiar de campo, recoger balones y resolver retrasos.
Asigna voluntarios con funciones concretas y reúne a los monitores 30 minutos antes del inicio. Revisa con ellos los silbatos, cronómetros, marcadores, conos y petos de equipo.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a mirarlo la víspera. Etiqueta las bolsas y cajas por zona o prueba, y monta las carpas antes de colocar las mesas de inscripción y buffet.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo de barrio?: Empieza la planificación entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y el material al principio, abre las inscripciones unas 3 semanas antes y cierra los datos entre 5 y 7 días antes.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para el día deportivo?: Ábrelas aproximadamente 3 semanas antes y deja el formulario disponible entre 10 y 14 días. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para formar equipos, asignar voluntarios e imprimir las listas.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar el campo deportivo?: Reserva al menos 2 horas para el montaje, y llega con 30 minutos adicionales para imprevistos. Primero instala las carpas y mesas; después delimita los campos y coloca balones, redes, porterías, conos y marcadores.
¿Cuándo se prepara el horario de las pruebas deportivas?: Haz una primera versión entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas el número de participantes. Revísala 2 o 3 días antes y deja de 10 a 15 minutos entre pruebas para cambios y retrasos.

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