Checklist pour organiser une journée sportive de quartier

Une journée sportive de quartier demande plus qu’une liste d’épreuves. Il faut obtenir les autorisations, organiser les inscriptions, prévoir les équipes et répartir les bénévoles avant de réserver et d’installer le matériel. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, jusqu’à l’ouverture du site le jour J. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les besoins alimentaires, les prévisions météo, les récompenses et les supports nécessaires aux matchs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les autorisations et les déclarations
Définir le lieu et l’agencement du terrain
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier les épreuves sportives
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les encadrants sportifs
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer la répartition des équipes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Trier les prix et les médailles
Tester la musique et les présentations
2 personnes
Étiqueter les sacs et les bacs
2 personnes
Rappeler les participants
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Délimiter les terrains de sport
5 personnes
Préparer le matériel de sport
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Expliquer les postes de bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Accompagner les équipes vers les terrains
4 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer le tournoi de football
4 personnes
Encadrer les relais
3 personnes
Animer le match de basket
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le matériel de premiers secours à portée de main
Rassembler les déchets
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Terminer la première manche sportive
3 personnes
Animer la pause eau
3 personnes
Encadrer les matchs de volley-ball
3 personnes
Encadrer les matchs de balle au prisonnier
3 personnes
Encadrer le parcours de saut
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
Servir les sandwichs et les salades
4 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Animer le quiz sportif
2 personnes
Animer le programme de la pause
3 personnes
Encadrer les finales
5 personnes
Fournir la musique
Enregistrer les résultats
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les médailles et les prix
3 personnes
Adieux et dernières annonces
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Ranger l’installation de son en lieu sûr
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les denrées non périssables restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Paravents de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Ballons de volleyqté 6
Balles de balle au prisonnierqté 8
Balles de tennisqté 20
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Échellesqté 3
Cordes à sauterqté 15
Cerceauxqté 15
Témoins de relaisqté 12
Petits butsqté 4
Filets de volley-ballqté 2
Poteaux de basketqté 2
Sacs de sautqté 10
Masquesqté 12
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 6
Chasubles d’équipeqté 50

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Mégaphonesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Petits bolsqté 20
Saladiers de serviceqté 12
Louchesqté 12
Tasses à caféqté 60
Mugs isothermesqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes nominativesqté 150

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 10
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et le lieu, puis dessinez l’agencement des terrains avant de réserver les tentes, tables, chaises et équipements sportifs. Gardez une zone distincte pour l’inscription, le buffet et les vestiaires.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour pouvoir traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et constituer les équipes. Imprimez la liste des participants et la répartition des équipes avant l’arrivée du public.
Prévoyez un bénévole pour l’accueil, un responsable par zone sportive et une personne chargée des scores et du chronométrage. Faites un briefing séparé pour les encadrants sportifs afin que chacun connaisse les règles et les horaires.
Vérifiez le matériel au moins la veille : ballons, cônes, disques de marquage, chasubles, sifflets, chronomètres et panneaux de score. Testez aussi les enceintes portables et le microphone avant l’ouverture du lieu.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Préparez les tentes de réception, l’étiquetage des sacs et des bacs, ainsi que les prix et médailles avant de lancer les premiers matchs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée sportive de quartier ?: Commencez les autorisations et la réservation du lieu au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ouvrez ensuite les inscriptions environ 4 semaines à l’avance pour avoir le temps de former les équipes et d’établir le planning des matchs.
Quand faut-il réserver le matériel pour une journée sportive ?: Réservez les tentes, tables, chaises et équipements sportifs dès que le lieu et l’agencement sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Faites un contrôle complet du matériel la veille de l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 1 responsable par terrain ou activité, 1 personne pour les scores et 1 personne pour la logistique. Pour plusieurs terrains en parallèle, comptez généralement 1 encadrant sportif par terrain.
Quand préparer le planning des matchs et les équipes ?: Constituez les équipes après la clôture des inscriptions, environ 7 à 10 jours avant la journée sportive. Imprimez le planning, la liste des participants et la répartition des équipes au plus tard la veille, avec quelques exemplaires supplémentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.