Buurtspeeldag organiseren: checklist van plan tot opruimen

Een buurtspeeldag vraagt meer voorbereiding dan alleen spelletjes klaarzetten. Leg eerst datum, locatie, meldingen en reserveringen vast; werk daarna het programma, de aanmeldingen en de vrijwilligersindeling uit. In de laatste week controleer je het weer, de boodschappen en al het spelmateriaal. Op de dag zelf draait het om veilige spelzones, duidelijke routes, schaduw, eten en drinken en begeleiders die weten waar ze moeten staan. Deze checklist zet de 70 taken en 64 benodigdheden in een praktische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Reserveringen maken
Programma en spelblokken maken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Spelbegeleiders instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Consumpties koelen
2 personen
Fruit en groenten wassen
2 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Route en parkeerplek markeren
2 personen
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Spelzones afzetten
3 personen
Springkussen plaatsen
3 personen
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Eet- en drinktafel inrichten
3 personen
EHBO-tafel klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Bezoekers aanmelden
3 personen
Welkomstinformatie uitdelen
2 personen
Vrij spelen begeleiden
4 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Estafettes begeleiden
4 personen
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
Schminken begeleiden
3 personen
Springkussen begeleiden
2 personen
Wateractiviteiten begeleiden
3 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Broodjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Spelmateriaal aanvullen
2 personen
Toezicht op speelzones
4 personen
Eerste hulp verlenen
Verloren voorwerpen registreren
Afscheidsronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Spelmateriaal verzamelen
4 personen
Springkussen opruimen
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Eettafels schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Picknicktafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Statafelsaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
zachte ballenaantal 12
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Estafettestokkenaantal 8
Waterbakkenaantal 4
Sponsballenaantal 20
Springkussen
Speurtochtkaartenaantal 80
Medaillelintenaantal 80
Stoepkrijtaantal 20
Zeepbellenaantal 12
Parachutedoek
Kegelsaantal 12
Blinddoekenaantal 8
Touwtrektouw

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamstickersaantal 120
Stiftenaantal 30
Tafeldecoratieaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Luchtpompaantal 2
Oplaadbare lampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekopjesaantal 40
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende gelaantal 4
EHBO-set
Lijndraadaantal 2
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de terreinindeling uiterlijk een week vooraf. Reserveer ruimte voor het springkussen, aparte spelzones met pionnen of kegels, een eetplek en een vrije doorgang voor hulpdiensten.
Maak spelblokken van 20 tot 30 minuten en wijs per blok minimaal één spelbegeleider aan. Instrueer begeleiders vooraf over de regels, leeftijdsgroepen en wat ze doen bij een ongelukje.
Controleer het materiaal twee tot drie dagen vooraf, niet pas tijdens de opbouw. Tel bijvoorbeeld de voetballen, zachte ballen, hoepels, springtouwen en blinddoeken en leg ontbrekende spullen meteen apart.
Regel eten en drinken op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Koel consumpties op tijd, was fruit en groenten vooraf en bereid broodjes en hapjes zo veel mogelijk op de ochtend zelf.
Maak de locatie herkenbaar met pijlborden, vlaggenlijnen en naamstickers en markeer route en parkeerplek vóór de eerste deelnemers komen. Controleer daarna het terrein op losse kabels, scherpe voorwerpen, volle afvalbakken en andere valrisico’s.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtspeeldag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Regel vergunningen of meldingen direct daarna en open de aanmeldingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de speeldag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurtspeeldag?: Reken per actieve spelzone op minimaal één begeleider en voeg minstens twee mensen toe voor ontvangst, eten en praktische hulp. Bij zes spelzones kom je dus al snel uit op 8 vrijwilligers, exclusief opbouw en afbouw.
Wanneer controleer ik het weer voor een buurtspeeldag?: Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf om tenten, schaduw en alternatieven te regelen. Controleer opnieuw 48 uur en 3 uur voor de start, zodat je de opbouw en het programma nog kunt aanpassen.
Hoeveel drinken en eten moet ik inkopen voor een buurtspeeldag?: Houd voor het eerste uur ongeveer 2 drankjes per persoon aan en daarna 1 drankje per uur, met extra water bij warm weer. Koop voor hapjes en broodjes ongeveer 3 tot 5 kleine porties per deelnemer en tel vrijwilligers apart mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.