Buurtschouw organiseren: checklist en planning

Een buurtschouw vraagt meer voorbereiding dan alleen een route door de wijk uitzetten. Je moet deelnemers aanmelden, aandachtspunten verzamelen, groepen indelen en zorgen dat meldingen onderweg direct worden vastgelegd. Begin enkele weken vooraf met de uitnodiging en reservering van de startlocatie. Op de dag zelf draait alles om een korte registratie, duidelijke veiligheidsinstructies en materialen die buiten bruikbaar zijn. Met deze checklist werk je stap voor stap van voorbereiding naar wijkronde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Route door de wijk bepalen
2 personen
Aandachtspunten verzamelen
2 personen
Startlocatie reserveren
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Plattegronden printen
Meldformulieren printen
Weersverwachting controleren
Deelnemers herinneren

Event

Startlocatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Materialen uitdelen
2 personen
Welkomstuitleg geven
Groepen indelen
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
Wijkronde begeleiden
6 personen
Meldingen vastleggen
6 personen
Foto's van aandachtspunten maken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Resultaten verzamelen
3 personen
Knelpunten gezamenlijk bespreken
3 personen
Maaltijd serveren
3 personen
Actiepunten noteren
2 personen
Deelnemers bedanken

Nazorg

Materialen innemen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Materialen opbergen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Meldingen digitaal verwerken
2 personen
Foto's archiveren
Terugkoppeling versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Powerbanksaantal 6
Fotocamera'saantal 3
Zaklampenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Batterijlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 5
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Scharenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Koelplatenaantal 4

Registratie

Clipboardsaantal 30
Balpennenaantal 50
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 30
Plattegrondenaantal 30
Meldformulierenaantal 60
Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Mappenaantal 6

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 35
EHBO-koffer
Handdesinfectieaantal 4
Paraplu'saantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen meteen, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Bepaal de route minimaal 1 week vooraf en leg aandachtspunten per straat vast. Print voor elke groep een plattegrond en neem extra exemplaren mee voor wijzigingen onderweg.
Plan de startlocatie zo dat registratie, koffie en de groepsindeling naast elkaar kunnen plaatsvinden. Zet de registratietafel minstens 30 minuten voor de start klaar met clipboards, balpennen, naambadges en meldformulieren.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en pas de uitrusting daarop aan. Neem bij een ronde in de schemering zaklampen of batterijlampen, powerbanks en opgeladen apparatuur mee.
Geef vóór vertrek een veiligheidsuitleg van maximaal 10 minuten en wijs per groep één begeleider aan. Spreek af wie meldingen noteert, wie foto’s maakt en hoe deelnemers elkaar tijdens de ronde bereiken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtschouw organiseren?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met uitnodigingen, de startlocatie en de route. Rond 7 dagen voor de buurtschouw de deelnemerslijst en groepsindeling af; controleer het weer opnieuw 24 uur voor de start.
Hoeveel deelnemers kunnen in één groep tijdens een buurtschouw?: Houd ongeveer 8 tot 12 deelnemers per groep aan, zodat iedereen aandachtspunten kan melden en de begeleider overzicht houdt. Reken bij 40 deelnemers op 4 tot 5 groepen en wijs per groep één begeleider aan.
Wat moet ik meenemen naar een buurtschouw?: Neem per groep minimaal één plattegrond, clipboard, set meldformulieren, meerdere balpennen en een markeerstift mee. Voor de startlocatie heb je daarnaast registratie, koffie en thee, herbruikbare bekers en afvalbakken nodig.
Hoeveel tijd duurt een buurtschouw?: Reserveer meestal 2 tot 3 uur: ongeveer 30 minuten voor registratie en uitleg, 60 tot 90 minuten voor de wijkronde en 15 tot 30 minuten voor het verzamelen van meldingen. Plan extra tijd als de route veel straten of aandachtspunten bevat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.