Organiser un repérage du quartier sans rien oublier
Un repérage du quartier demande plus qu’un itinéraire et quelques participants. Il faut préparer les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, réserver le point de départ et répartir les groupes avant l’accueil. Le jour J, les plans, badges, formulaires et consignes doivent être prêts à portée de main. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, du premier envoi d’invitations jusqu’à la consignation des remarques après la ronde.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Définir l’itinéraire dans le quartier
2 personnes
Recueillir les points d’attention
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Imprimer les plans
Imprimer les formulaires d'inscription
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les participants
Événement
Ouvrir le point de départ
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer le matériel
2 personnes
Donner les consignes d’accueil
Répartir les groupes
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Accompagner la ronde de quartier
6 personnes
Consigner les remarques
6 personnes
Prendre des photos des points d’attention
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Rassembler les résultats
3 personnes
Discuter ensemble des points de blocage
3 personnes
Servir le repas
3 personnes
Noter les points d’action
2 personnes
Remercier les participants
Suivi
Récupérer le matériel
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Traiter les signalements numériquement
2 personnes
Archiver les photos
Envoyer les retours
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 40
- Table d'inscription
- Poubellesqté 4
Équipement
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 3
- Batteries externesqté 6
- Appareils photoqté 3
- Lampes de pocheqté 8
- Rallongesqté 3
Éclairage
- Lampes à batterieqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 6
Cuisine
- Thermosqté 5
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Ciseauxqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Plaques de refroidissementqté 4
Inscription
- Presse-papiersqté 30
- Stylos à billeqté 50
- Marqueursqté 12
- Blocs-notesqté 30
- Plansqté 30
- Formulaires d’inscriptionqté 60
- Badges nominatifsqté 50
- Porte-badgesqté 50
- Classeursqté 6
Sécurité
- Gilets de sécuritéqté 35
- Trousse de premiers secours
- Gel hydroalcooliqueqté 4
- Parapluiesqté 8
Nettoyage
- Seau de nettoyageqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
- Balais à mainqté 2
- Porte-sacs-poubelleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et établir une liste fiable des participants avant de répartir les groupes. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu quelques jours avant le repérage.
- Définissez l’itinéraire avant de commander le catering et d’imprimer les plans. Prévoyez une version annotée pour les points d’attention signalés par les participants.
- Réservez le lieu de départ et vérifiez son accès au moins une semaine à l’avance. Le jour J, installez la table d’inscription, les chaises et les poubelles avant l’arrivée du premier participant.
- Préparez les plans, formulaires, badges, stylos et presse-papiers dans une même zone d’accueil. Gardez aussi des batteries externes, des lampes de poche et des lampes à batterie pour les besoins imprévus pendant la ronde.
- Vérifiez la météo la veille et rappelez les consignes de sécurité à l’ouverture. Après la ronde, consignez les remarques immédiatement : attendre le lendemain fait perdre des détails utiles.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser un repérage du quartier ?
- Commencez au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de définir l’itinéraire, de réserver le point de départ et de commander le catering.
- Quand faut-il imprimer les plans et les formulaires d’inscription ?
- Imprimez-les 2 à 3 jours avant le repérage, après avoir stabilisé la liste des participants et l’itinéraire. Gardez quelques exemplaires vierges et prévoyez au moins un stylo par personne chargée de l’accueil.
- Combien de groupes faut-il prévoir pour une ronde de quartier ?
- Répartissez les participants en fonction de la taille de l’itinéraire et de l’encadrement disponible, idéalement avant l’ouverture du point de départ. Finalisez la répartition 24 heures à l’avance, puis ajustez-la selon les absences du jour.
- Que faut-il vérifier la veille d’un repérage du quartier ?
- Vérifiez les prévisions météo, le lieu de départ, le matériel, les plans, les formulaires et la liste des participants. Faites aussi un rappel aux inscrits la veille afin de limiter les absences et les arrivées tardives.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !