Zo organiseer je een buurtpreventieavond

Begin met de datum en locatie en leg daarna direct contact met politie en wijkpartners. Zodra programma en sprekers vaststaan, kun je uitnodigingen versturen en aanmeldingen, dieetwensen en buurtpreventiepunten verzamelen. Plan de avond in vaste blokken: ontvangst, informatie, gesprek en afsluiting. Controleer uiterlijk een dag vooraf de reserveringen, presentatie, techniek en catering; op de avond zelf draait alles om een duidelijke ontvangst en een veilige, goed aangegeven ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Politie en wijkpartners uitnodigen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en sprekers vastleggen
2 personen
8
Presentaties en informatie verzamelen
2 personen
9
Reserveringen controleren
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Infomateriaal afdrukken
2 personen
13
Buurtpreventiepunten verzamelen
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Locatie en toiletten controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
21
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
22
Buffettafel inrichten
3 personen
23
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
24
Bewegwijzering ophangen
2 personen
25
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
26
Teambriefing houden
4 personen

Event

27
Registratietafel bemannen
2 personen
28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Opening verzorgen
31
Presentatie buurtveiligheid begeleiden
2 personen
32
Vragenronde begeleiden
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Praktijkvoorbeelden toelichten
2 personen
36
Pauze en buffet begeleiden
3 personen
37
Buurtpreventiegroepen inschrijven
2 personen
38
Afsluiting verzorgen
39
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

40
Overgebleven eten verpakken
2 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Presentatiemateriaal inpakken
2 personen
46
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
47
Materialen terugbrengen
2 personen
48
Sleutels en toegangsmiddelen retourneren
49
Gevonden voorwerpen afhandelen
50
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelaantal 2
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Kommenaantal 60
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Presentatieklikkers

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Plakbandaantal 4
Stiftenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma bekend zijn, bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf. Vraag meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je de gastenlijst en hapjes niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Reserveer voor het programma 60 tot 90 minuten en zet sprekers, presentaties en buurtpreventiepunten vooraf in één vaste volgorde. Vraag presentaties uiterlijk 3 dagen eerder op, zodat laptop, beamer en projectiescherm getest kunnen worden.
Richt de ruimte in vanaf de ingang: ontvangsttafel met naamkaartjes, daarna zitplaatsen en informatieborden. Hang pijlborden naar de zaal en toiletten op; bezoekers zoeken die vaak pas wanneer het programma al begonnen is.
Zet koffie, thee en water klaar voor binnenkomst en reken bij hapjes op ongeveer 3 tot 5 kleine porties per persoon. Zet dranken pas kort voor de start koud en controleer of bekers, kopjes, borden en bestek op beide uitgiftepunten liggen.
Plan 45 tot 60 minuten voor de opening voor opbouw en controle. Loop met de locatiebeheerder alle toiletten, vluchtroutes, verlengsnoeren, stekkerdozen, microfoon en bewegwijzering na; een ontbrekend snoer of geblokkeerde doorgang valt anders pas tijdens de avond op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtpreventieavond organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, politie en wijkpartners. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een buurtpreventieavond op te bouwen?: Reken op 45 tot 60 minuten voor tafels, stoelen, ontvangst, buffet, techniek en bewegwijzering. Kom daarnaast 15 minuten eerder om de ruimte, toiletten en vluchtroutes rustig te controleren.
Hoeveel hapjes en drankjes heb je nodig voor een buurtpreventieavond?: Voor een avond met koffie, thee en lichte hapjes kun je rekenen op 3 tot 5 kleine hapjes per persoon. Voor het eerste uur zijn 2 tot 3 drankjes per persoon een bruikbaar uitgangspunt, met extra water beschikbaar.
Wanneer moet je de presentaties en techniek controleren?: Vraag presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf op en controleer laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en aansluitingen nogmaals op de dag zelf. Test alles minimaal 30 minuten voor de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.