Checklist voor een buurthuis open dag organiseren
Een buurthuis open dag vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst ruimte, datum en programma, daarna publiciteit en aanmeldingen, en pas in de laatste week de boodschappen en opbouw. Met 52 taken en 37 spullen houd je overzicht over vrijwilligers, activiteiten, ontvangst, koffie en materialen. Plan ook tijd voor dieetwensen, sleutels en een laatste controle van de locatie. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt, zodat de ontvangstbalie klaarstaat en activiteiten niet op het laatste moment materiaal missen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ruimte reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Activiteiten bevestigen
2 personen
Flyers verspreiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Extra materialen reserveren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naambadges voorbereiden
Programma's printen
Sleutels ophalen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Activiteitentafels inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Rondleidingen geven
2 personen
Activiteiten begeleiden
5 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Deuren en ramen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 4
- Ontvangstbalie
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 5
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 10
- Tafelkledenaantal 10
- Naambadgesaantal 100
- Bloemstukkenaantal 6
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Scharenaantal 4
Sportmateriaal
- Ballenaantal 6
- Hoepelsaantal 6
- Pionnenaantal 12
- Spelletjesaantal 8
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stofzuiger
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en activiteiten uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over om vrijwilligers in te delen, flyers te verspreiden en extra materialen te reserveren.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer dan ook koffie, glazen, borden, bestek, afvalbakken en koelboxen.
- Maak voor de opbouw een indeling met ontvangstbalie, activiteitentafels en zitplaatsen. Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, versiering, techniek en bewegwijzering.
- Regel sleutels en toegang niet op de ochtend zelf: haal ze uiterlijk 1 werkdag vooraf op en controleer locatie, stroompunten en sanitaire voorzieningen.
- Koel dranken en bereid hapjes op de laatste dag voor. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, verlengsnoeren en stekkerdozen samen op één afvinklijst.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een buurthuis open dag organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de ruimte, datum en het programma. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag ongeveer 4 weken vooraf, zodat aanmeldingen en vrijwilligers tijdig binnenkomen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurthuis open dag?
- Plan minstens 1 vrijwilliger voor de ontvangst, 1 per actieve activiteit en 2 mensen voor opbouw en afsluiting. Voor drie gelijktijdige activiteiten kom je daardoor meestal uit op minimaal 6 vrijwilligers.
- Wanneer moet ik boodschappen doen voor een buurthuis open dag?
- Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse hapjes uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer de voorraad 7 dagen eerder, zodat je ontbrekende materialen nog kunt reserveren of kopen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een buurthuis open dag?
- Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, activiteitentafels, versiering en techniek. Laat sleutels en toegang uiterlijk 1 werkdag vooraf controleren, zodat je op de dag zelf direct kunt opbouwen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!