Checklist pour organiser une journée portes ouvertes

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, fixer le programme, mobiliser les bénévoles, puis vérifier le matériel et les inscriptions. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les badges nominatifs, les rallonges et la répartition des espaces. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour refroidir les boissons, installer l’accueil et tester le microphone. Cette checklist rassemble les 52 tâches et les 37 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les activités
2 personnes
Distribuer les flyers
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Réserver du matériel supplémentaire
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Récupérer les clés
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les tables d'activités
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Faire des visites guidées
2 personnes
Encadrer les activités
5 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 4
Accueil
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 5

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 10
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Compositions floralesqté 6

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4

Matériel de sport

Ballonsqté 6
Cerceauxqté 6
Cônesqté 12
Jeuxqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : les visiteurs doivent connaître les horaires et les activités proposées au moins 2 à 3 semaines à l’avance.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zone. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil pendant toute la durée de l’événement, avec une relève prévue pour les pauses.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis vérifiez la liste des courses et les stocks 3 à 5 jours avant. Préparez les encas et les boissons suffisamment tôt pour pouvoir les refroidir avant l’ouverture.
Vérifiez la salle la veille ou le matin même : tables, chaises, comptoir d’accueil, porte-manteaux, poubelles et accès aux prises doivent être en place avant l’arrivée du public.
Regroupez les fournitures par espace pour gagner du temps à l’installation : badges et programmes à l’accueil, vaisselle et thermos au comptoir, puis ballons, cerceaux et cônes près des activités concernées.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite au moins 3 jours pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et ajuster les activités.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne par activité en fonctionnement et une personne disponible pour la logistique. Pour plusieurs espaces ouverts en même temps, établissez des rotations de 2 à 3 heures afin de maintenir la couverture toute la journée.
Quand préparer la salle et installer le matériel ?: Récupérez les clés et vérifiez le lieu au moins 2 heures avant l’ouverture. Installez les tables, les chaises, l’accueil et les tables d’activités, puis testez l’enceinte Bluetooth, le microphone et les rallonges avant l’arrivée des visiteurs.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Pour une présence d’environ 3 heures, comptez 2 à 3 boissons par personne, en prévoyant davantage d’eau si des activités sportives sont proposées. Refroidissez les boissons le jour même et gardez une réserve accessible pendant toute la durée de l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.