Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas del centro comunitario necesita más que una fecha y unas invitaciones. Hay que coordinar el programa, las inscripciones, los voluntarios, las actividades y el montaje del espacio sin dejar tareas para el último momento. Esta checklist reúne el orden de trabajo completo, desde reservar el lugar hasta preparar la recepción, las mesas de actividades, las bebidas y las acreditaciones. Úsala para comprobar qué está confirmado y qué sigue pendiente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el espacio
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar las actividades
2 personas
Repartir flyers
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Reservar materiales extra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir los programas
Recoger las llaves
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas de actividades
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Dar visitas guiadas
2 personas
Coordinar actividades
5 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
3 personas
Reunir los materiales
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Mostrador de recepción
Percheroscant. 2
Papeleracant. 5

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 10
Mantelescant. 10
Credencialescant. 100
Arreglos floralescant. 6

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Tijerascant. 4

Material deportivo

Pelotascant. 6
Aroscant. 6
Conoscant. 12
Juegoscant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Aspiradora

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de diseñar las invitaciones. Así podrás incluir horarios concretos, actividades confirmadas y un plazo de inscripción realista.
Pide las preferencias dietéticas al registrarse y revisa esa información antes de hacer la compra. Para el primer tramo de la jornada, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona.
Asigna los voluntarios con antelación y divide las funciones: recepción, actividades, bebidas y apoyo general. Confirma quién recoge las llaves y quién llega primero al centro.
Comprueba el inventario antes de reservar materiales extra. Las mesas, sillas, mostrador de recepción, cables alargadores, regletas y neveras portátiles suelen olvidarse hasta el día del montaje.
Deja el montaje para una franja definida, no para cuando empiecen a llegar los visitantes. Coloca primero mesas y sillas, después recepción y actividades, y termina con decoración, programas y acreditaciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el espacio, fijar el programa y publicar las invitaciones. Deja la compra, la preparación de aperitivos y el enfriado de bebidas para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Como mínimo, asigna 1 persona a recepción, 1 por cada actividad simultánea y 1 persona de apoyo. Confirma los turnos con al menos 7 días de antelación para cubrir descansos y ausencias.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior conviene comprobar el inventario, recoger las llaves, imprimir los programas, preparar las acreditaciones y enfriar las bebidas. También puedes dejar listos los aperitivos que se conserven bien y verificar los materiales de cada actividad.
¿Cuándo se montan las mesas y las sillas?: Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la apertura para comprobar el lugar y montar mesas, sillas, recepción y mesas de actividades. Añade otros 30 minutos si vas a colocar decoración, conectar el altavoz o preparar café y té.

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