Checklist voor een goed georganiseerd buurtfestival
Een buurtfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat tafels. Je regelt vooraf toestemming, stroom, toiletten, afvalinzameling, EHBO en een duidelijke terreinindeling. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, standhouders, vrijwilligers en de levering van materialen. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar de laatste controle op de festivaldag, zonder dat praktische zaken zoals bekers, routeborden of een rooster te laat opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Vergunning en melding controleren
Locatie definitief bevestigen
Stroomvoorziening controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inschrijven
Programma en tijden publiceren
Muzikanten bevestigen
Kinderactiviteiten vastleggen
Levering van materialen reserveren
Afvalinzameling reserveren
Toiletvoorziening reserveren
EHBO-bezetting vastleggen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Standhouders indelen
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Leveranciers informeren
Buurtbewoners herinneren
2 personen
Prijslijsten en bordjes maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
Muziekafspeellijst samenstellen
Spelmateriaal sorteren
2 personen
Koelboxen en kratten klaarzetten
2 personen
Servies en bestek tellen
2 personen
Versiering voorsorteren
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Contant geld en kassa klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserts portioneren
2 personen
Informatie- en kassatassen vullen
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein leeg en toegankelijk maken
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Buffet- en barpunten inrichten
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Spelzones inrichten
4 personen
Buffet en drankpunten vullen
4 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Creatieve workshop begeleiden
2 personen
Speltoernooi begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken schenken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies ophalen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Podiumprogramma begeleiden
2 personen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Toezicht bij speelzone houden
2 personen
Laatste programmaonderdeel aankondigen
Muziek en verlichting afronden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
6 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Terrein vegen en schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Herbruikbaar servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Afval laten afvoeren
Borg en geleende spullen afhandelen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 10
- Kledingrek
- Kapstokkenaantal 2
- Picknickkleedjesaantal 12
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbare kommenaantal 100
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Messenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Lepelsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
- Schaaltjesaantal 30
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Serveertangenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Aluminium serveerbladenaantal 12
- Keukenweegschalenaantal 2
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare powerbanksaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 200
- Tafelkledenaantal 16
- Bloemstukkenaantal 8
- Welkomstbord
- Programmapostersaantal 8
- Routebordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 40
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Volleybalnet
- Hoepelsaantal 10
- Buitenspellenaantal 6
- Spelkaartenaantal 6
- Kleurpotlodenaantal 24
- Kleurplatenaantal 150
- Schortenaantal 10
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokzakken voor koelingaantal 12
- Drankdispensersaantal 4
- Koffiefiltersaantal 200
- Serveerschalenaantal 20
- Taartplateausaantal 4
- Koekjestrommelsaantal 6
- Waterkannenaantal 12
- Drankkrattenaantal 12
- Geldkistjesaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Prijskaartstandaardsaantal 10
- Boodschappen
Tips
- Begin 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, locatie, toiletvoorziening, afvalinzameling en stroom. Leveranciers voor materialen hebben daarna nog tijd nodig om een partytent, tafels en afvalbakken te reserveren.
- Leg het vrijwilligersrooster uiterlijk 2 weken vooraf vast. Plan per taak minstens één aanspreekpunt en houd extra mensen achter de hand voor opbouw, kinderactiviteiten en het opruimen.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit die inventaris 7 dagen vooraf. Controleer daarna of buffetmateriaal, herbruikbare borden, kommen, bekers en opscheplepels compleet zijn.
- Maak de plattegrond uiterlijk 1 week vooraf en zet daarop standhouders, kinderactiviteiten, EHBO, toiletten, afvalbakken en vluchtroutes. Gebruik route- en veiligheidsborden op plekken waar bezoekers moeten kiezen of wachten.
- Doe 1 dag vooraf een materiaalcontrole met een afvinklijst. Tel niet alleen tafels en stoelen, maar ook thermoskannen, koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken, serveertangen en naamkaartjes.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een buurtfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de locatie, vergunning of melding, stroom, toiletten, afvalinzameling en de belangrijkste leveranciers.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurtfestival?
- Plan minimaal 1 aanspreekpunt per taak en maak het rooster uiterlijk 2 weken vooraf. Voor een klein festival is een reserve van 2 tot 4 vrijwilligers praktisch voor opbouw, kinderactiviteiten, publieksvragen en opruimen.
- Wanneer moet ik uitnodigingen en herinneringen voor een buurtfestival versturen?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en verwerk aanmeldingen tot 7 dagen voor het festival. Stuur buurtbewoners daarna nog een herinnering met programma, tijden, route en eventuele dieet- of parkeerinformatie.
- Wat moet ik een week voor een buurtfestival controleren?
- Controleer 7 dagen vooraf de plattegrond, standhouders, muzikanten, kinderactiviteiten, vrijwilligers, leveranciers en de materiaalvoorraad. Bevestig daarnaast opnieuw de levering van partytenten, tafels, stoelen, toiletvoorziening en afvalbakken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!