Organiser un festival de quartier sans rien oublier

Un festival de quartier demande plusieurs équipes et des délais différents : démarches administratives, programme, exposants, repas, matériel et sécurité. Commence par vérifier l’autorisation et le lieu, puis avance vers les inscriptions et les réservations. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, finaliser le plan du site et confirmer chaque fournisseur. Cette checklist regroupe les 82 tâches et 76 articles à prévoir pour garder une vue claire jusqu’au jour de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier le permis et la déclaration
Confirmer définitivement le lieu
Vérifier l’alimentation électrique
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire les bénévoles
Publier le programme et les horaires
Confirmer les musiciens
Réserver les activités pour enfants
Réserver la livraison du matériel
Réserver l’enlèvement des déchets
Réserver les installations sanitaires
Assurer la présence des secours
Créer le plan du site
2 personnes
Répartir les exposants
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Informer les fournisseurs
Rappeler les riverains
2 personnes
Créer les listes de prix et les panneaux
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
Composer la playlist
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Préparer les glacières et les caisses
2 personnes
Compter la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer la décoration à l’avance
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Préparer l’argent liquide et la caisse
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Préparer les sacs d’information et de caisse
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rendre le site vide et accessible
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Aménager les points buffet et bar
4 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager les zones de jeu
4 personnes
Remplir le buffet et les points de boissons
4 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Animer l’atelier créatif
2 personnes
Encadrer le tournoi de jeux
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer le programme de scène
2 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Assurer la surveillance de la zone de jeu
2 personnes
Annoncer le dernier élément du programme
Finaliser la musique et l’éclairage
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Balayer et nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Laver la vaisselle réutilisable
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Faire évacuer les déchets
Gérer la caution et les objets empruntés
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 10
Portant à vêtements
Porte-manteauxqté 2
Plaids de pique-niqueqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Petits bolsqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de service en aluminiumqté 12
Balances de cuisineqté 2

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 200
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 40

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Filet de volley-ball
Cerceauxqté 10
Jeux en plein airqté 6
Cartes de jeuqté 6
Crayons de couleurqté 24
Coloriagesqté 150
Tabliersqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Glacièresqté 6
Sachets de glace pour le refroidissementqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Filtres à caféqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Présentoirs à gâteauxqté 4
Boîtes à biscuitsqté 6
Carafes d’eauqté 12
Casiers de boissonsqté 12
Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 10
Courses

Conseils

Vérifie le permis, la déclaration et l’alimentation électrique au moins 6 à 8 semaines avant le festival. Une tente, une machine à café ou une installation sanitaire ne pourra pas compenser une puissance électrique insuffisante.
Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement et demande les besoins alimentaires dans le même formulaire. Tu éviteras ainsi de découvrir au dernier moment qu’il manque une option pour plusieurs participants.
Prépare le plan du site 2 à 3 semaines avant le festival : indique les tentes, les tables, les exposants, les activités enfants, les sanitaires, les déchets et les accès de secours. Envoie-le aux bénévoles et aux fournisseurs avant leur arrivée.
Prévois un planning de bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne responsable de chaque zone. Garde quelques remplaçants disponibles, notamment pour l’accueil, le buffet, le rangement et la gestion des déchets.
Confirme les livraisons, l’enlèvement des déchets, les sanitaires, les musiciens et les activités enfants 7 jours avant. Le même jour, vérifie le stock de vaisselle réutilisable, de tables, de chaises, de poubelles et de matériel de cuisine.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de quartier ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le lieu, les installations sanitaires, les secours, les musiciens et la livraison du matériel doivent être confirmés avant les dernières semaines.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant le festival et fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la composition du programme.
Quand faire le plan du site d’un festival de quartier ?: Prépare une première version 3 semaines avant, puis finalise-la au plus tard 7 jours avant l’événement. Le plan doit montrer les tentes, les tables, les exposants, les activités, les sanitaires, les poubelles et les itinéraires de sécurité.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de quartier ?: Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et prévois au moins 1 remplaçant pour chaque zone essentielle. Le nombre total dépend de la fréquentation, mais l’accueil, le buffet, les activités, la sécurité et le rangement doivent toujours avoir un responsable identifié.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.