Nachbarschaftsfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Nachbarschaftsfest braucht mehr Vorbereitung als Einladungen und Biertische. Kläre zuerst Genehmigung, Ort, Strom und Toiletten, bevor du Programm und Lieferungen festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helferplan und die Einteilung von Ausstellern und Aktivitäten. Plane außerdem Schilder, Mehrweggeschirr, Abfallbehälter und einen Geländeplan ein, damit Aufbau, Ausschank und Abbau am Veranstaltungstag nicht ins Stocken geraten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Genehmigung und Meldung prüfen
Ort endgültig bestätigen
Stromversorgung überprüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige anmelden
Programm und Zeiten veröffentlichen
Musiker bestätigen
Kinderaktivitäten festhalten
Materiallieferung reservieren
Abfallentsorgung reservieren
Toilettenservice reservieren
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Aussteller einteilen
2 Personen
Materialbestand überprüfen
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
Lieferanten informieren
Anwohner erinnern
2 Personen
Preisliste und Schilder erstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
Musik-Playlist zusammenstellen
Spielmaterial sortieren
2 Personen
Kühlboxen und Kisten bereitstellen
2 Personen
Geschirr und Besteck zählen
2 Personen
Dekoration vorsortieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Bargeld und Kasse bereitlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Desserts portionieren
2 Personen
Info- und Kassentaschen füllen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Gelände leer und zugänglich machen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Buffet- und Barbereiche einrichten
4 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Spielbereiche einrichten
4 Personen
Buffet und Getränkestationen auffüllen
4 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Kasse und Zahlungsmittel testen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
3 Personen
Programm ankündigen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Kreativen Workshop begleiten
2 Personen
Spieleturnier begleiten
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke ausschenken
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Geschirr abholen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Bühnenprogramm begleiten
2 Personen
Licht und Ton bedienen
2 Personen
Infotisch betreuen
2 Personen
Aufsicht in der Spielzone halten
2 Personen
Letzten Programmpunkt ankündigen
Musik und Beleuchtung fertigstellen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Gelände fegen und reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Mehrweggeschirr abwaschen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abfall abtransportieren lassen
Pfand und geliehene Gegenstände abwickeln
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
Kleiderständer
KleiderständerAnz. 2
PicknickdeckenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
Aluminium-ServierplattenAnz. 12
KüchenwaagenAnz. 2

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 200
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
Willkommensschild
Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 40

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
Volleyballnetz
ReifenAnz. 10
Spiele im FreienAnz. 6
SpielkartenAnz. 6
BuntstifteAnz. 24
MalvorlagenAnz. 150
SchürzenAnz. 10

Reinigung

BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

KühlboxenAnz. 6
Eiswürfelbeutel zur KühlungAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
KaffeefilterAnz. 200
ServierschalenAnz. 20
KuchenständerAnz. 4
KeksdosenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12
GetränkekistenAnz. 12
GeldkassettenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
PreisschildständerAnz. 10
Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigung und Meldung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Fest. Bestätige den Ort erst danach endgültig und kläre, wo Strom, Toiletten und Lieferfahrzeuge zugänglich sind.
Veröffentliche Programm und Anfangs- sowie Endzeiten spätestens 2 Wochen vorher. Musiker, Kinderaktivitäten und Aussteller brauchen dabei feste Zeitfenster statt einer offenen Zusage.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis 7 Tage vor dem Fest. So kannst du Mengen für Buffet, Schüsseln, Mehrwegteller und Becher realistisch planen.
Erstelle den Freiwilligenplan mit mindestens 3 Schichten: Aufbau, laufender Betrieb und Abbau. Lege zusätzlich eine Ersthelfer-Besetzung und eine zuständige Person für Strom und Lieferanten fest.
Reserviere Materiallieferung, Toilettenservice und Abfallentsorgung mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Hänge am Tag selbst Weg-, Sicherheits- und Preisschilder auf und stelle Abfallbehälter an Ein- und Ausgängen sowie neben dem Buffet auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Nachbarschaftsfest anmelden?: Prüfe die örtlichen Vorgaben mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für Sondernutzungen, Musik, Ausschank oder eine größere Fläche kann eine längere Vorlaufzeit nötig sein.
Wie viele Helfer braucht ein Nachbarschaftsfest?: Plane mindestens 1 Helfer pro Schicht für Anmeldung, Buffet, Kinderaktivitäten und Abfall ein, zusätzlich 2 bis 4 Personen für Aufbau und Abbau. Bei mehreren Ausstellern oder einem Bühnenprogramm solltest du die Besetzung entsprechend erhöhen.
Wann soll ich Einladungen für das Nachbarschaftsfest verschicken?: Verschicke die erste Einladung 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um verbindliche Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Fest, damit Ernährungswünsche und Mengen noch berücksichtigt werden können.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Nachbarschaftsfest?: Rechne pro erwarteter Person mit mindestens 1,5 Tellern, 2 Bechern sowie je 1 Messer, Gabel und Löffel. Bei einem langen Fest oder vielen Kindern solltest du zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve einplanen.

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