Zo organiseer je een buurtdiner zonder last-minute gedoe

Begin een buurtdiner niet met boodschappen doen, maar met datum, locatie en een realistische gastenlijst. Daarna regel je tafels en stoelen, open je de aanmeldingen en verzamel je dieetwensen voordat je het menu en de porties vastlegt. In de laatste week verschuift het werk naar controleren, voorbereiden en etiketteren. Zo weet je op tijd hoeveel servies, koeling en warmhoudmateriaal nodig zijn en voorkom je dat gerechten of informatie op de avond zelf ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Tafels en stoelen reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Menu en porties bepalen
3 personen
8
Allergenenlijst opstellen
2 personen
9
Definitieve gastenlijst maken
10
Herinnering aan gasten sturen
11
Voorraad servies controleren
2 personen
12
Voorraad keukenmateriaal controleren
2 personen
13
Koelkasten leegmaken
2 personen
14
Tafellinnen wassen
15
Servies sorteren
2 personen
16
Groenten en fruit wassen
3 personen
17
Soepbasis voorbereiden
2 personen
18
Stoofgerecht voorbereiden
3 personen
19
Vegetarisch gerecht voorbereiden
3 personen
20
Dessert voorbereiden
2 personen
21
Sla en rauwkost snijden
2 personen
22
Brood portioneren
23
Sauzen en dressings maken
2 personen
24
Gerechten etiketteren
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Koffie- en theestation klaarzetten
2 personen
27
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
28
Terrein en ingang controleren
2 personen
29
Partytenten opzetten
4 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Buffet- en uitgiftepunt opbouwen
3 personen
33
Kookapparatuur aansluiten
2 personen
34
Verlichting ophangen
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Tafels indekken
4 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
38
Buffetborden voorzien
2 personen
39
Gerechten naar locatie brengen
4 personen
40
Gerechten op temperatuur brengen
3 personen
41
Salades en brood klaarzetten
2 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Dranken klaarzetten
2 personen
44
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
45
Toiletten controleren
46
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

47
Gasten ontvangen
3 personen
48
Aanmeldingen afvinken
2 personen
49
Aperitief en brood serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Soep serveren
4 personen
52
Buffet openen
3 personen
53
Hoofdgerecht serveren
5 personen
54
Buffet netjes houden
2 personen
55
Gebruikt servies inzamelen
3 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Dessert serveren
4 personen
58
Koffie en thee bijvullen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten tussentijds schoonmaken
61
Laatste ronde dranken verzorgen
2 personen
62
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Restanten veilig verpakken
3 personen
64
Servies en glaswerk verzamelen
4 personen
65
Buffet en keuken afbreken
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
68
Servies afwassen
4 personen
69
Keukenmateriaal schoonmaken
3 personen
70
Tafels en vloer schoonmaken
3 personen
71
Verlichting en decoratie verwijderen
2 personen
72
Partytenten afbreken
4 personen
73
Locatie schoon opleveren
3 personen
74
Materiaal terugbrengen
3 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Restanten koelen of verdelen
2 personen
77
Koelmaterialen reinigen
2 personen
78
Tafellinnen wassen en opbergen
79
Borging en gevonden spullen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Eetlepelsaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 75

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Broodmessenaantal 3
Dunschillersaantal 3
Mengkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10
Serveerbestekaantal 10
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Vergietenaantal 3
Maatkannenaantal 3
Voorraadbakkenaantal 12
Keukenlabelsaantal 100
Markeerstiftenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 10
Menukaartstandaardsaantal 8
Naamkaartstandaardsaantal 70
Bloemvazenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 10
Handdoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het diner. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna voor porties, servies, dieetwensen en de indeling van de tafels.
Maak de allergenenlijst zodra het menu vaststaat en stuur die uiterlijk 3 dagen vooraf mee met de herinnering aan gasten. Etiketteer gerechten op de dag zelf, vooral het vegetarische gerecht, sauzen en desserts.
Controleer 5 tot 7 dagen vooraf niet alleen tafels en stoelen, maar ook borden, kommen, bestek, glazen en koffiekopjes. Tel per gast minstens één volledig bord- en bestekset en leg extra servies apart voor breuk of vuil materiaal.
Plan het koken in twee momenten: bereid soepbasis, stoofgerecht en dessert zo veel mogelijk de dag ervoor; snijd sla en rauwkost, portioneer brood en koel dranken op de dag zelf.
Maak vóór de opbouw een aparte lijst voor stroom en koeling. Test verlengkabels en stekkerdozen vooraf en reserveer koelboxen of extra koeling als de koelkasten al vol staan met voorbereide gerechten en drank.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtdiner organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna en sluit ze uiterlijk 7 dagen voor het diner, zodat je porties, allergenen en materiaal definitief kunt maken.
Hoeveel eten moet je voorzien per persoon bij een buurtdiner?: Maak de berekening op basis van de definitieve gastenlijst en plan ongeveer 10 procent marge voor hoofdgerechten en bijgerechten. Verdeel die hoeveelheid vooraf over soep, stoofgerecht, vegetarisch gerecht, rauwkost, brood en dessert in plaats van alles pas op de avond zelf te schatten.
Wanneer vraag je dieetwensen en allergieën voor een buurtdiner?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit, dus minimaal 2 weken voor het diner als je met een voorbereidingstermijn van 4 weken werkt. Controleer de antwoorden bij het sluiten van de aanmeldingen en stuur de allergeneninformatie uiterlijk 3 dagen vooraf opnieuw mee.
Hoeveel servies en glazen heb je nodig voor een buurtdiner?: Reken per aangemelde gast op een dinerbord, soepkom, dessertbord, vork, mes, eetlepel en waterglas. Tel daar minstens 10 procent extra bij op en controleer 5 tot 7 dagen vooraf of ook koffie- en wijnglazen, warmhoudbakken en koffieapparaten beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.