Buurtdiner organiseren: een checklist die werkt

Een buurtdiner organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst locatie, datum en programma vast en open daarna de aanmeldingen, zodat je het menu en de boodschappen op echte aantallen baseert. Verzamel dieetwensen en bevestig allergieën ruim vóór je gaat inkopen. Ondertussen regel je tafels, stoelen, servies, koeling en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om bevestigen: het definitieve aantal gasten, de opstelling, leveranciers, het weer en de taakverdeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Allergieën bevestigen
Menu samenstellen
2 personen
Vegetarische gerechten plannen
2 personen
Inschrijvingen sluiten
Definitief aantal gasten tellen
Tafels en stoelen reserveren
Koelkasten controleren
Vrijwilligers indelen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Leveranciers bevestigen
Weersverwachting controleren
Binnenopstelling bevestigen
Buurtbewoners herinneren
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Servies inventariseren
2 personen
Decoratie controleren
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare producten klaarzetten
2 personen
Groenten wassen en snijden
4 personen
Sauzen en dressings maken
3 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Ingrediënten labelen
2 personen
Allergievrije ingrediënten scheiden
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Kookgerei klaarzetten
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Leveringen aannemen
2 personen
Ruimte luchten
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Tafels dekken
4 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Buffet warmhouden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Allergenenkaart plaatsen
2 personen
Ingang bewegwijzeren
Aanmeldtafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Dieetwensen toelichten
2 personen
Aperitief serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Voorgerecht uitserveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Hoofdgerecht serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikt servies ophalen
3 personen
Dessert serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Restanten veilig koelen
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Vloer schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Restanten verdelen
2 personen
Voorraad terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Servies opbergen
2 personen
Sleutels retourneren
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 64
Buffettafelsaantal 3
Aanmeldtafel
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Soepkommenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 16
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksbroodmessenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Vergietenaantal 3
Grote kookpannenaantal 4
Braadpannenaantal 3
Ovenschalenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Geluidsmicrofoon

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 12
Papieren slingersaantal 8
Vazenaantal 12
Kunstbloemenaantal 24
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Tafellampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Afwasteiltjesaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijvingen uiterlijk 7 dagen voor het diner. Tel daarna het definitieve aantal gasten en pas het menu, de boodschappen en het aantal tafels en stoelen daarop aan.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en bevestig allergieën nogmaals uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet vegetarische gerechten apart op het menu en voorkom kruisbesmetting bij de bereiding.
Controleer 1 week vooraf hoeveel dinerborden, dessertborden, soepkommen, glazen en bestek beschikbaar zijn. Tel ook serveerschalen, opscheplepels en serveertangen mee; die worden vaak pas bij het uitserveren gemist.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur: opbouw, ontvangst, keuken, buffet en afwas. Geef iedere vrijwilliger vooraf één duidelijke taak en noteer wie de sleutel, boodschappen en leveranciers opvangt.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan de binnenopstelling. Reserveer naast tafels en stoelen ook een aanmeldtafel, buffettafels, kapstokken en warmhoudbakken als het eten niet direct wordt opgediend.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een buurtdiner organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, datum en het programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het diner en sluit de aanmeldingen 7 dagen van tevoren.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een buurtdiner verzamelen?: Vraag dieetwensen en allergieën meteen bij de aanmelding uit. Bevestig alle allergieën uiterlijk 3 dagen voor het diner, zodat je het menu en de bereiding nog veilig kunt aanpassen.
Hoeveel tafels en stoelen heb ik nodig voor een buurtdiner?: Tel eerst het definitieve aantal gasten en reken per gast één stoel en een vaste zitplaats aan tafel. Reserveer tafels uiterlijk 2 weken vooraf; houd daarnaast ruimte vrij voor buffettafels en een aanmeldtafel.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een buurtdiner doen?: Maak de boodschappenlijst direct nadat de inschrijvingen 7 dagen vooraf sluiten. Koop houdbare producten 3 tot 5 dagen van tevoren en haal verse producten 1 dag vooraf, tenzij een leverancier een andere levertijd heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.