Buurtdiner organiseren: een checklist die werkt

Een buurtdiner vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en capaciteit, daarna aanmeldingen en het menu. Verzamel dieetwensen voordat je porties en gerechten vastlegt, zodat je niet op het laatste moment hoeft om te koken. Controleer servies, keukenmateriaal en koeling enkele dagen vooraf. Met deze checklist houd je ook rekening met praktische zaken die vaak worden vergeten, zoals etiketten voor gerechten, verlengkabels en voldoende ruimte voor afval en jassen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
Menu en porties bepalen
3 personen
Allergenenlijst opstellen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Herinnering aan gasten sturen
Voorraad servies controleren
2 personen
Voorraad keukenmateriaal controleren
2 personen
Koelkasten leegmaken
2 personen
Tafellinnen wassen
Servies sorteren
2 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Soepbasis voorbereiden
2 personen
Stoofgerecht voorbereiden
3 personen
Vegetarisch gerecht voorbereiden
3 personen
Dessert voorbereiden
2 personen
Sla en rauwkost snijden
2 personen
Brood portioneren
Sauzen en dressings maken
2 personen
Gerechten etiketteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theestation klaarzetten
2 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Terrein en ingang controleren
2 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet- en uitgiftepunt opbouwen
3 personen
Kookapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Tafels indekken
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Buffetborden voorzien
2 personen
Gerechten naar locatie brengen
4 personen
Gerechten op temperatuur brengen
3 personen
Salades en brood klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Aperitief en brood serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Soep serveren
4 personen
Buffet openen
3 personen
Hoofdgerecht serveren
5 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Gebruikt servies inzamelen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Laatste ronde dranken verzorgen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies en glaswerk verzamelen
4 personen
Buffet en keuken afbreken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keukenmateriaal schoonmaken
3 personen
Tafels en vloer schoonmaken
3 personen
Verlichting en decoratie verwijderen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Materiaal terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten koelen of verdelen
2 personen
Koelmaterialen reinigen
2 personen
Tafellinnen wassen en opbergen
Borging en gevonden spullen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Eetlepelsaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 75

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Broodmessenaantal 3
Dunschillersaantal 3
Mengkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10
Serveerbestekaantal 10
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Vergietenaantal 3
Maatkannenaantal 3
Voorraadbakkenaantal 12
Keukenlabelsaantal 100
Markeerstiftenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 10
Menukaartstandaardsaantal 8
Naamkaartstandaardsaantal 70
Bloemvazenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 10
Handdoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat tafels, stoelen en buffettafels zijn geregeld. Tel per tafel hoeveel zitplaatsen beschikbaar zijn en sluit de inschrijving zodra de capaciteit is bereikt.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en maak uiterlijk één week vooraf een allergenenlijst. Zet allergenen bovendien zichtbaar bij elk gerecht op het buffet.
Plan de bereiding in twee momenten: maak soepbasis, stoofgerecht en dessert de dag ervoor; snijd sla en rauwkost en portioneer brood op de dag zelf.
Controleer drie dagen vooraf al het servies en keukenmateriaal. Tel borden, kommen, glazen en bestek per gast en leg extra exemplaren apart voor breuk of onverwachte aanmeldingen.
Koel dranken tijdig en test warmhoudbakken, koffiezetapparaten en waterkokers op de locatie. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf klaar, zodat apparatuur niet tijdens het diner moet worden verplaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtdiner organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het diner, zodat je porties en dieetopties definitief kunt maken.
Hoeveel eten moet ik per persoon rekenen voor een buurtdiner?: Bepaal de porties op basis van de definitieve gastenlijst en houd voor hoofdgerechten ongeveer 10 procent extra aan. Voor soep kun je circa 250 ml per persoon rekenen; voor brood is 3 tot 4 plakjes per persoon een bruikbaar uitgangspunt.
Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën uitvragen?: Vraag dit bij de aanmelding uit, dus zodra de uitnodigingen worden verstuurd. Controleer de antwoorden 10 dagen vooraf en maak uiterlijk één week voor het diner de definitieve allergenenlijst.
Wat moet ik een dag voor een buurtdiner klaarzetten?: Zet de tafels, stoelen, tafellinnen, servies en keukenmaterialen zoveel mogelijk klaar. Bereid daarnaast soepbasis, stoofgerecht en dessert voor, maak ruimte in de koelkasten en etiketteer gerechten met hun allergenen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.