Zo organiseer je een buurtborrel zonder gedoe

Begin een buurtborrel minstens vier weken vooraf met de locatie, eventuele vergunningen en de uitnodiging. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je boodschappen doet, zodat je het definitieve aantal gasten kent. Regel daarna tafels, stoelen, partytenten, koeling en stroom; die praktische zaken worden vaak te laat gecontroleerd. Op de dag zelf werk je van buiten naar binnen: locatie en weer checken, inrichting opbouwen, buffet en drankpunt klaarzetten en pas daarna de gasten ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Buren over geluid informeren
7
Weersverwachting controleren
8
Definitief aantal gasten bepalen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Servies en materiaal verzamelen
2 personen
14
Contactlijst afdrukken
15
Locatie en stroom controleren
2 personen
16
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
17
Partytenten opzetten
4 personen
18
Verlichting ophangen
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Buffettafels inrichten
3 personen
21
Drankpunt inrichten
2 personen
22
Muziek testen
23
Afvalpunten plaatsen
2 personen
24
Welkomsttafel klaarzetten

Event

25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Hapjes serveren
2 personen
27
Koffie en thee schenken
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Buffet aanvullen
2 personen
30
Afvalbakken legen
31
Toiletbenodigdheden aanvullen
32
Muziek en verlichting bedienen
33
Laatste ronde serveren
2 personen
34
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Eten en drank opruimen
3 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
38
Partytenten afbreken
4 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Afval afvoeren
2 personen
41
Materialen retourneren
2 personen
42
Overgebleven spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 30
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerkommenaantal 10

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer 7 dagen vooraf de weersverwachting en bepaal waar de partytenten komen. Test meteen of verlengkabels en stekkerdozen de benodigde stroompunten veilig bereiken.
Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de buurtborrel en tel volwassenen en kinderen apart. Gebruik dat aantal voor hapjes, servies, drinkglazen en stoelen; houd voor onverwachte gasten ongeveer 10% extra aan.
Koel dranken uiterlijk 4 uur vooraf in koelboxen. Zet water apart en richt het drankpunt zo in dat gasten niet bij het buffet of de ontvangsttafel in de rij staan.
Zet verlichting vóór het donker wordt op: test lichtsnoeren, ledlampen en batterijlantaarns zodra de tafels staan. Controleer daarbij kabels op looppaden en plak of verplaats alles waar iemand over kan struikelen.
Leg contactlijst, naamkaartjes en dieetwensen bij de welkomsttafel voordat de eerste gast arriveert. Plaats minstens twee afvalpunten en zet handvegers en schoonmaakdoeken klaar, zodat gemorst drinken niet blijft liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtborrel organiseren?: Reserveer de locatie en controleer vergunningen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je 5 tot 7 dagen voor de borrel het definitieve aantal gasten kunt vaststellen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een buurtborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast de hele middag water klaar en koel de drank minimaal 4 uur vooraf.
Wanneer doe ik boodschappen voor een buurtborrel?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse hapjes en gekoelde producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Controleer de boodschappenlijst pas nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.
Wat moet ik op de dag van een buurtborrel eerst regelen?: Controleer eerst locatie, stroom en weersomstandigheden, voordat je tafels, stoelen en partytenten plaatst. Begin bij voorkeur 3 tot 4 uur vooraf met opbouwen, zodat buffet, drankpunt, verlichting en welkomsttafel klaarstaan vóór de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.