Buurtborrel organiseren: checklist en planning

Een buurtborrel loopt vooral vast op praktische zaken: toestemming voor de buitenruimte, toegang tot het terrein en materiaal dat te laat wordt geleverd. Leg de datum en locatie eerst vast en werk daarna toe naar het definitieve aantal gasten. Verzamel dieetwensen, regel tafels, stoelen en partytenten en controleer de weersverwachting kort voor de borrel. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen, van uitnodiging en boodschappen tot opbouw en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Toestemming voor buitenruimte regelen
Reserveringen voor materiaal maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan bewoners sturen
Weersverwachting controleren
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Versiering sorteren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Vrijwilligersindeling bevestigen
Locatie en terrein inspecteren
2 personen
Leveringen en materialen ontvangen
2 personen
Terrein afvalvrij maken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Vegetarische hapjes markeren
Dieetvrije hapjes markeren
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen bijhouden
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussendoor controleren
Verlichting inschakelen
Warme hapjes aanvullen
2 personen
Koffie en thee aanvullen
2 personen
Laatste hapjes uitserveren
2 personen
Gasten over sluiting informeren
Muziek tijdig afbouwen
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen schoon en droog maken
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 30
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Koffielepeltjesaantal 40
Serveerplateausaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Powerbanksaantal 2
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballonnenpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Stiftenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Buitenlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2
Handschoenenaantal 6

Overig

Kabelbindersaantal 50
Grondpennenaantal 16
Haringhamersaantal 2
Routepijlenaantal 8
Naamstickersaantal 80
Pennenaantal 12
EHBO-set

Catering

Boodschappen

Tips

Regel toestemming voor de buitenruimte direct nadat datum en locatie zijn vastgelegd. Controleer ook wie de sleutels beheert en op welk tijdstip vrijwilligers toegang krijgen.
Stuur de uitnodiging minimaal 3 weken vooraf en vraag om aanmelding en dieetwensen. Stuur bewoners 2 tot 3 dagen voor de borrel een herinnering met tijd, locatie en eventuele weersinformatie.
Bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik dat aantal om hapjes, servies, glazen, tafels en stoelen te controleren voordat je boodschappen doet.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor aanvang. Zet partytenten, tafels en stoelen eerst neer en plaats daarna buffettafels, statafels en tafelkleden, zodat de loopruimte vrij blijft.
Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf en zet weersbescherming klaar. Koel dranken tijdig in koelboxen, maak hapjes vooraf en test de Bluetoothspeaker of microfoon vóór de eerste gasten komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtborrel organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de borrel, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten bepalen?: Bepaal het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen voor de buurtborrel. Controleer daarna de boodschappenlijst, het servies, de glazen en het aantal tafels en stoelen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een buurtborrel?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw. Partytenten, tafels en stoelen kosten extra tijd als materiaal nog geleverd moet worden of als de toegang tot het terrein niet direct geregeld is.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een buurtborrel controleren?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de borrel. Zet bij twijfel de partytenten en andere weersbescherming klaar voordat je de locatie opbouwt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.