Buurtbarbecue organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een buurtbarbecue loopt soepel als je eerst het aantal gasten, de locatie en de taakverdeling vastlegt. Controleer vroeg of je een melding bij de gemeente nodig hebt en reserveer barbecue, tenten, tafels en stoelen op tijd. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en houd vlees en groente gekoeld tot het moment van bereiden. Op de dag zelf werk je van opbouwen naar inrichten, barbecueën en opruimen, met aparte plekken voor eten, drinken en afval.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Barbecue en tenten reserveren
Melding bij gemeente controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitief aantal gasten bepalen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees en groente gekoeld bewaren
2 personen
Servies en materialen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers herinneren
Locatie en ondergrond controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Barbecue veilig plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vlees en groente voorbereiden
4 personen
Salades en brood klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Barbecuegerechten serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken veilig opruimen
3 personen
Barbecue laten afkoelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen en bakken reinigen
2 personen
Restanten sorteren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Drankenbalie

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Naamkaartjesaantal 70
Afvalbordjesaantal 4

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Batterijlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en serveermessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Barbecuetangenaantal 6
Aluminium bakjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Buitenlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk enkele dagen vóór de barbecue. Gebruik dat aantal voor vlees, groente, servies, bekers en zitplaatsen; tel dieetwensen apart mee.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en kijk ook naar de ondergrond. Zet partytenten niet pas tijdens een bui op en plaats de barbecue stabiel, uit de looproute en niet direct onder een tent.
Plan vrijwilligers in blokken van ongeveer 60 tot 90 minuten. Wijs vooraf iemand aan voor opbouw, barbecue, drankenstation, afval en afsluiting; zo blijft de barbecue niet zonder toezicht.
Koel dranken ruim vóór aanvang en bewaar vlees en groente in koelboxen tot voorbereiding of bereiding. Richt het buffet zo in dat rauwe ingrediënten niet naast klaar eten staan.
Zet afvalpunten en afvalbordjes vóór de eerste gasten arriveren. Controleer na afloop niet alleen tafels en tenten, maar ook gasflessen, verlengsnoeren, stekkerdozen en achtergebleven servies.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een buurtbarbecue organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, barbecue, tenten en uitnodigingen. Verzamel dieetwensen en vrijwilligers uiterlijk 1 week vóór de barbecue.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een buurtbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd extra drinken apart voor warm weer.
Wanneer controleer ik het weer voor een buurtbarbecue?: Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis dan of tenten, verlichting en extra bescherming nodig zijn en pas de opbouwvolgorde daarop aan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurtbarbecue?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de barbecue, 1 voor het drankenstation, 1 voor het buffet en 1 voor afval en opruimen. Bij grotere groepen werkt een wisseling per 60 tot 90 minuten beter.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.