Checklist voor een buurtbarbecue organiseren

Een buurtbarbecue vraagt vooral om goede afstemming: hoeveel buren komen, waar mag je staan en wie regelt welk materiaal? Begin met locatie en toestemming, verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen voordat je barbecues, partytenten, tafels en stoelen vastlegt. In de laatste week geef je de definitieve aantallen door en doe je de boodschappen. Op de dag zelf werk je van opbouw naar voorbereiding: eerst tenten, tafels en barbecues, daarna buffet, drank en servies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en toestemming controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Barbecues reserveren
Partytenten reserveren
Extra tafels en stoelen regelen
Weersverwachting controleren
Definitieve aantallen doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Sausjes en toppings klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Barbecues veilig plaatsen
2 personen
Kolen aansteken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Dranken uitgeven
2 personen
Barbecue bemannen
3 personen
Vlees en groenten grillen
3 personen
Eten serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Nazorg

Barbecues veilig doven
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restafval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare koffiekopjesaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium barbecuebakjesaantal 6
Vleestangenaantal 4
Barbecuekwastenaantal 2

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Verlengkabelsaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Krijtbordenaantal 3

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersverwachting uiterlijk 3 dagen vooraf. Bij regen heb je niet alleen partytenten nodig, maar ook een droge plek voor buffet, servies en gesneden groenten.
Vraag bij de aanmelding direct naar dieetwensen en sluit de inschrijving bijvoorbeeld 7 dagen voor de barbecue. Zo kun je de definitieve aantallen doorgeven en aangepaste boodschappen doen.
Plan gekoelde opslag voordat je vlees koopt. Zet vlees direct in koelboxen en houd rauw vlees gescheiden van groenten, salades en serveerschalen.
Bouw de opstelling op vóór je de barbecues aansteekt: zet tafels, stoelen, buffettafels en afvalbakken neer en plaats barbecues op veilige afstand van tentdoek en looproutes.
Zet dranken minstens 2 uur voor aanvang koud en leg servies, bestek, opscheplepels en vleestangen klaar voordat de eerste gasten arriveren. Zo hoef je tijdens het bakken niet meer te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtbarbecue organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met locatie, toestemming en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de barbecue, zodat je aantallen, dieetwensen en reserveringen definitief kunt maken.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een buurtbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd water; zet een deel koud en houd extra voorraad achter de hand.
Wanneer moet ik vlees en salades voorbereiden voor een buurtbarbecue?: Was en snijd groenten en maak salades bij voorkeur op de dag zelf, enkele uren voor aanvang. Koop vlees zo laat mogelijk, bewaar het gekoeld en haal het pas tijdens de voorbereiding uit de koelbox.
Hoeveel barbecues heb ik nodig voor een buurtbarbecue?: Met één barbecue kan een groep al snel lang wachten. Plan bij grotere groepen minimaal 2 barbecues en stem het aantal af op de definitieve gastenlijst, de baktijd en het aantal mensen dat tegelijk wil eten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.