Een buitenspeeldag organiseren zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en randvoorwaarden voordat je activiteiten bedenkt. Controleer meteen vergunningen, meldingen, verzekering en eventuele verkeersmaatregelen; die bepalen hoeveel ruimte en tijd je hebt. Werk daarna het programma uit in duidelijke spelzones, met een plattegrond en veiligheidsplan. Reserveer materiaal en leveranciers vroeg, regel vrijwilligers per zone en gebruik de laatste week voor bevestigingen, boodschappen en een weersbesluit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen indienen
3
Verzekering controleren
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
Leveranciers reserveren
6
Spelmateriaal reserveren
7
Toestemmingen voor activiteiten regelen
8
Programma en spelzones bepalen
3 personen
9
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
10
Plattegrond maken
2 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Briefing voor vrijwilligers maken
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Promotie online plaatsen
16
Posters verspreiden
3 personen
17
Aanmeldingen verwerken
2 personen
18
Dieetwensen verzamelen
19
Weersverwachting controleren
20
Programma definitief maken
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Spelmateriaal ophalen
2 personen
24
Huurmaterialen controleren
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Fruit en hapjes voorbereiden
3 personen
27
Materialen sorteren
3 personen
28
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
29
Terrein inspecteren
3 personen
30
Verkeersafzetting plaatsen
3 personen
31
Partytenten opbouwen
6 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Spelzones uitzetten
4 personen
34
Spelmateriaal klaarleggen
5 personen
35
Informatieborden plaatsen
2 personen
36
Kraam voor ontvangst inrichten
2 personen
37
Cateringtafel inrichten
3 personen
38
EHBO-materiaal klaarzetten
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
40
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

41
Bezoekerstafel bemannen
2 personen
42
Bezoekers registreren
2 personen
43
Spelregels uitleggen
4 personen
44
Kinderen begeleiden bij spellen
8 personen
45
Springkussen controleren
2 personen
46
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
47
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
48
Waterpunt bemannen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Spelmateriaal aanvullen
2 personen
54
Rondgang langs spelzones maken
2 personen
55
Programmaonderdelen aankondigen
56
Eindtijd aan bezoekers melden
2 personen
57
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

58
Spelmateriaal verzamelen
5 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
61
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
62
Partytenten afbouwen
6 personen
63
Terrein schoonmaken
5 personen
64
Verkeersafzetting verwijderen
3 personen
65
Materialen terugbrengen
2 personen
66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven eten opslaan
2 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Materiaal schoon en droog opbergen
3 personen
70
Locatie opleveren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen registreren
72
Aanmeldgegevens veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schenkkanaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 4
Handballenaantal 6
Tennisballenaantal 30
Springtouwenaantal 15
Hoelahoepenaantal 15
Pionnenaantal 40
Markeringslintaantal 8
Estafettestokkenaantal 12
Frisbeesaantal 12
Skippyballenaantal 8
Waterballonnenaantal 300
Watersponsenaantal 30
Springkussen
Speelkleedaantal 4
Stoepkrijtaantal 30
Bellenblaasaantal 20
Houten spellenaantal 8
Sjoelbakkenaantal 3
Cornhole setsaantal 3
Verkleedkledingaantal 2
Schminksetsaantal 4

Apparatuur

Geluidsspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 8
Megafonenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Dienbladenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompenaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Activiteitenbordenaantal 10
Polsbandjesaantal 300
Naamstickersaantal 300

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakkrattenaantal 3
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Eerstehulpkoffersaantal 2
Koortsthermometersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de datum en locatie vast. Controleer direct of je een melding, vergunning, toestemming voor activiteiten of verkeersmaatregel nodig hebt; aanvragen vlak voor het evenement leveren vaak vertraging op.
Maak per spelzone een eenvoudig schema met activiteit, leeftijd, begeleider, benodigd materiaal en vrije loopruimte. Plan drukke onderdelen zoals een springkussen niet naast een balspel en houd markeringslint of pionnen klaar om zones zichtbaar te maken.
Wijs vrijwilligers niet alleen aan als ‘algemene hulp’, maar geef iedere zone minstens één verantwoordelijke. Verstuur de briefing uiterlijk 3 dagen vooraf met starttijd, pauzes, veiligheidsafspraken en wie aanspreekpunt is bij een incident.
Controleer huurmaterialen en gereserveerd spelmateriaal bij ophalen aan de hand van een lijst. Tel ballen, springtouwen, hoelahoepen en pionnen vóór vertrek, zodat ontbrekende spullen niet pas tijdens de opbouw opvallen.
Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting. Zorg bij zon of lichte regen voor partytenten, drinkpunten en een droge plek voor materiaal; koel dranken op tijd en zet herbruikbare bekers, borden en bestek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buitenspeeldag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Reserveer spelmateriaal en werf vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buitenspeeldag?: Reken minimaal één begeleider per actieve spelzone en voeg 2 tot 3 mensen toe voor ontvangst, materiaal, pauzes en incidenten. Bij 6 spelzones kom je meestal uit op 8 tot 10 vrijwilligers.
Wanneer maak je het veiligheidsplan voor een buitenspeeldag?: Maak een eerste versie zodra de spelzones en plattegrond vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Werk die uiterlijk 1 week voor de dag bij met weersverwachting, contactpersonen en noodroutes.
Hoeveel drinken moet je voorzien voor een buitenspeeldag?: Voor kinderen en begeleiders kun je als startpunt 1 tot 1,5 liter drinken per persoon voor een middag rekenen, bij warm weer meer. Zet extra water klaar bij actieve zones en koel de dranken de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.