Cómo organizar un día de juegos al aire libre

Un día de juegos al aire libre se organiza mejor empezando por el lugar, los permisos y el programa, no por la decoración. Después hay que repartir las zonas de juego, reservar el material y reunir suficientes voluntarios para controlar cada actividad. La seguridad, las inscripciones y el plan alternativo por lluvia suelen quedar para el final, cuando ya es difícil corregirlos. Este plan te ayuda a avanzar en el orden adecuado y a llegar al día del evento con el material, las bebidas y las indicaciones preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Presentar permisos y notificaciones
3
Comprobar el seguro
4
Solicitar medidas de tráfico
5
Reservar proveedores
6
Reservar material de juego
7
Gestionar los permisos para actividades
8
Definir el programa y las zonas de juego
3 personas
9
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
10
Hacer el plano
2 personas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Asignar voluntarios
2 personas
13
Preparar la charla para voluntarios
14
Enviar invitaciones
2 personas
15
Publicar la promoción en línea
16
Distribuir carteles
3 personas
17
Gestionar inscripciones
2 personas
18
Recoger preferencias dietéticas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Definir el programa final
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Recoger el material del juego
2 personas
24
Comprobar el material de alquiler
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar fruta y aperitivos
3 personas
27
Clasificar los materiales
3 personas
28
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
29
Inspeccionar el recinto
3 personas
30
Colocar el vallado de tráfico
3 personas
31
Montar las carpas
6 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Delimitar las zonas de juego
4 personas
34
Preparar el material del juego
5 personas
35
Colocar los paneles informativos
2 personas
36
Montar el stand de recepción
2 personas
37
Montar la mesa de catering
3 personas
38
Preparar el material de primeros auxilios
39
Instruir a los voluntarios
3 personas
40
Probar la música y el micrófono
2 personas

Evento

41
Atender la mesa de visitantes
2 personas
42
Registrar a los visitantes
2 personas
43
Explicar las reglas del juego
4 personas
44
Acompañar a los niños en los juegos
8 personas
45
Comprobar el castillo inflable
2 personas
46
Coordinar actividades deportivas
4 personas
47
Coordinar la actividad creativa
3 personas
48
Cubrir el punto de agua
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Reponer el material de juego
2 personas
54
Hacer una ronda por las zonas de juego
2 personas
55
Anunciar las partes del programa
56
Comunicar la hora de finalización a los visitantes
2 personas
57
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas

Seguimiento

58
Reunir el material de juego
5 personas
59
Recoger el catering
3 personas
60
Clasificar y retirar residuos
4 personas
61
Desmontar mesas y sillas
4 personas
62
Desmontar las carpas de fiesta
6 personas
63
Limpiar el recinto
5 personas
64
Retirar el vallado vial
3 personas
65
Devolver los materiales
2 personas
66
Devolver el material alquilado
2 personas
67
Guardar la comida sobrante
2 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Guardar el material limpio y seco
3 personas
70
Entregar la ubicación
2 personas
71
Registrar objetos perdidos
72
Archivar de forma segura los datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Jarracant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 4
Balones de balonmanocant. 6
Pelotas de teniscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 15
Aros de hulacant. 15
Conoscant. 40
Cinta de señalizacióncant. 8
Testigos de relevocant. 12
Frisbeescant. 12
Pelotas saltarinascant. 8
Globos de aguacant. 300
Esponjas para el aguacant. 30
Castillo hinchable
Alfombra de juegocant. 4
Tiza para aceracant. 30
Burbujascant. 20
Juegos de maderacant. 8
Mesas de tejocant. 3
Sets de cornholecant. 3
Ropa de disfrazcant. 2
Kits de maquillajecant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de aguacant. 4
Lámparas recargablescant. 8
Megáfonoscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Bandejascant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Papel de aluminiocant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bombas para globoscant. 4
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de actividadescant. 10
Pulserascant. 300
Pegatinas con nombrecant. 300

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Cajas de limpiezacant. 3
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Termómetros de fiebrecant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y los permisos. Confirma también el seguro y, si afecta a la vía pública, solicita las medidas de tráfico antes de anunciar el evento.
Divide el espacio en zonas y dibuja el plano antes de reservar todo el material. Deja pasillos claros entre el castillo hinchable, los juegos con balones y las actividades con agua.
Calcula los voluntarios por zona, no solo por número total. Asígnales turnos y prepara una charla breve con las reglas, los puntos de reunión y qué hacer ante una lesión o una tormenta.
Abre las inscripciones con antelación y pregunta por las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Cierra la lista unos días antes para poder ajustar la compra, las mesas y los vasos reutilizables.
Comprueba el pronóstico y define una decisión límite para cambiar el programa. El día anterior revisa el material alquilado y recogido, enfría las bebidas y coloca por separado los balones, conos, cuerdas y demás juegos por zona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de juegos al aire libre?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, tramitar permisos y conseguir el material de juego. Deja la última semana para cerrar inscripciones, confirmar voluntarios y revisar el pronóstico.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un día de juegos?: Calcula al menos 1 voluntario por zona activa y añade 2 personas para recepción, incidencias y descansos. Si hay un castillo hinchable o juegos con agua, asigna supervisión específica durante todo su horario.
¿Qué material necesito para organizar juegos al aire libre?: Como base, prepara material para cada zona: balones, pelotas, conos, cuerdas, aros o frisbees, además de cinta de señalización. Para la comida y las bebidas calcula vajilla reutilizable, jarras, bandejas y termos según las inscripciones confirmadas.
¿Qué hago si llueve el día del evento?: Define entre 24 y 48 horas antes si se mantiene, se retrasa o se cambia el programa. Comunica la decisión a las personas inscritas y ten previstas carpas o una alternativa cubierta antes de montar el material.

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