Organiser une journée de jeux en plein air, étape par étape

Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez rapidement les autorisations, l’assurance et les éventuelles mesures de circulation. Ensuite, construisez le programme autour de zones de jeu clairement séparées et réservez le matériel nécessaire, notamment les ballons, cônes, cordes, tapis et jeux gonflables. Les dernières semaines servent surtout à recruter et briefer les bénévoles, gérer les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. La veille, contrôlez la météo, le matériel, les boissons et le plan d’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Déposer les autorisations et déclarations
3
Vérifier l’assurance
4
Demander des mesures de circulation
5
Réserver les fournisseurs
6
Réserver le matériel de jeu
7
Organiser les autorisations pour les activités
8
Déterminer le programme et les zones de jeu
3 personnes
9
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
10
Créer le plan
2 personnes
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Préparer le briefing des bénévoles
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Publier la promotion en ligne
16
Distribuer les affiches
3 personnes
17
Traiter les inscriptions
2 personnes
18
Recueillir les besoins alimentaires
19
Vérifier les prévisions météo
20
Finaliser le programme
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer le matériel de jeu
2 personnes
24
Vérifier le matériel de location
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les fruits et les amuse-bouches
3 personnes
27
Trier les matériaux
3 personnes
28
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
29
Inspecter le site
3 personnes
30
Installer les barrières de circulation
3 personnes
31
Monter les tentes de réception
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Délimiter les zones de jeu
4 personnes
34
Préparer le matériel de jeu
5 personnes
35
Placer les panneaux d’information
2 personnes
36
Installer le stand d’accueil
2 personnes
37
Installer la table traiteur
3 personnes
38
Préparer le matériel de premiers secours
39
Briefer les bénévoles
3 personnes
40
Tester la musique et le micro
2 personnes

Événement

41
Tenir la table des visiteurs
2 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
43
Expliquer les règles du jeu
4 personnes
44
Accompagner les enfants pendant les jeux
8 personnes
45
Vérifier le château gonflable
2 personnes
46
Encadrer les activités sportives
4 personnes
47
Encadrer l'activité créative
3 personnes
48
Tenir le point d'eau
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Réapprovisionner le matériel de jeu
2 personnes
54
Faire le tour des zones de jeu
2 personnes
55
Annoncer les éléments du programme
56
Annoncer l’heure de fin aux visiteurs
2 personnes
57
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

58
Rassembler le matériel de jeu
5 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de réception
6 personnes
63
Nettoyer le site
5 personnes
64
Retirer les barrières de circulation
3 personnes
65
Rapporter le matériel
2 personnes
66
Retourner les matériels de location
2 personnes
67
Stocker les restes
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
70
Remettre le lieu en état
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés
72
Archiver les inscriptions en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Carafeqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Ballons de handballqté 6
Balles de tennisqté 30
Cordes à sauterqté 15
Faire du hula-hoopqté 15
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 8
Témoins de relaisqté 12
Frisbeesqté 12
Balles rebondissantesqté 8
Balles d'eauqté 300
Éponges à eauqté 30
Château gonflable
Tapis de jeuqté 4
Craie de trottoirqté 30
Machine à bullesqté 20
Jeux en boisqté 8
Tables de jeu de paletsqté 3
Sets de cornholeqté 3
Costumesqté 2
Kits de maquillageqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 4
Lampes rechargeablesqté 8
Mégaphonesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 24
Plateauxqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’activitésqté 10
Braceletsqté 300
Étiquettes nominativesqté 300

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Bacs de nettoyageqté 3
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Thermomètres de fièvreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord les zones de jeu sur un plan : prévoyez une zone par activité et gardez des passages dégagés pour les participants, les bénévoles et les secours.
Déposez les demandes d’autorisation dès que la date et le lieu sont confirmés. Ajoutez une marge d’au moins 4 semaines pour les déclarations, l’assurance et les éventuelles mesures de circulation.
Attribuez chaque zone à un bénévole précis et organisez un briefing avant l’ouverture. Donnez à chacun l’horaire, le matériel à surveiller et la conduite à tenir en cas d’incident ou de changement météo.
Vérifiez le matériel de location à sa réception, pas au moment de l’installation. Testez notamment le château gonflable, comptez les ballons et séparez les cônes, le ruban de balisage et les autres accessoires par activité.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Préparez les tentes, les tapis de jeu et les boîtes de rangement pour protéger le matériel et garder les boissons et la vaisselle organisées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de jeux en plein air ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, déposer les autorisations, réserver le matériel et recruter les bénévoles sans devoir tout régler dans les derniers jours.
Quand faut-il réserver le matériel de jeux ?: Réservez-le dès que la date et le lieu sont fixés, de préférence 4 à 6 semaines avant la journée. Confirmez la livraison ou le retrait au moins 7 jours à l’avance et contrôlez chaque élément dès sa réception.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par zone de jeu, plus 2 personnes pour l’accueil et la coordination. Ajoutez une personne disponible en renfort si plusieurs activités fonctionnent en même temps ou si un château gonflable est installé.
Que faire si la météo est mauvaise le jour des jeux ?: Prenez une décision claire au plus tard le matin même, après une dernière vérification des prévisions. Les activités extérieures doivent être déplacées, suspendues ou annulées si le vent, la pluie ou les sols glissants rendent les installations et la circulation dangereuses.

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