Checklist voor een goed georganiseerde buitenspeeldag

Een buitenspeeldag vraagt meer voorbereiding dan alleen spelmateriaal klaarzetten. Leg eerst datum, locatie, meldingen en verkeersmaatregelen vast; werk daarna het programma, de spelzones en het veiligheidsplan uit. Reserveer materialen en leveranciers op tijd en deel vrijwilligers in per zone en tijdsblok. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, het weer en de boodschappen. Zo weet je op de dag zelf wie waar staat en welke spullen wanneer nodig zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen indienen
Verzekering controleren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Leveranciers reserveren
Spelmateriaal reserveren
Toestemmingen voor activiteiten regelen
Programma en spelzones bepalen
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Programma definitief maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Spelmateriaal ophalen
2 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Fruit en hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Verkeersafzetting plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Spelzones uitzetten
4 personen
Spelmateriaal klaarleggen
5 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Kraam voor ontvangst inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

Bezoekerstafel bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Spelregels uitleggen
4 personen
Kinderen begeleiden bij spellen
8 personen
Springkussen controleren
2 personen
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
Waterpunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Spelmateriaal aanvullen
2 personen
Rondgang langs spelzones maken
2 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Eindtijd aan bezoekers melden
2 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Spelmateriaal verzamelen
5 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbouwen
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Verkeersafzetting verwijderen
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materiaal schoon en droog opbergen
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Aanmeldgegevens veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schenkkanaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 4
Handballenaantal 6
Tennisballenaantal 30
Springtouwenaantal 15
Hoelahoepenaantal 15
Pionnenaantal 40
Markeringslintaantal 8
Estafettestokkenaantal 12
Frisbeesaantal 12
Skippyballenaantal 8
Waterballonnenaantal 300
Watersponsenaantal 30
Springkussen
Speelkleedaantal 4
Stoepkrijtaantal 30
Bellenblaasaantal 20
Houten spellenaantal 8
Sjoelbakkenaantal 3
Cornhole setsaantal 3
Verkleedkledingaantal 2
Schminksetsaantal 4

Apparatuur

Geluidsspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 8
Megafonenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Dienbladenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompenaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Activiteitenbordenaantal 10
Polsbandjesaantal 300
Naamstickersaantal 300

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakkrattenaantal 3
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Eerstehulpkoffersaantal 2
Koortsthermometersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, meldingen en eventuele verkeersmaatregelen. Controleer daarna ook de verzekering, voordat je leveranciers of activiteiten definitief vastlegt.
Maak uiterlijk 4 weken vooraf een plattegrond met spelzones, partytenten, tafels, drinkpunten en een duidelijke plek voor materiaal. Houd looproutes vrij en leg markeringslint en pionnen per zone klaar.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per spelzone één verantwoordelijke aan. Verstuur de briefing uiterlijk 3 dagen vooraf, met starttijd, verzamelpunt, veiligheidsafspraken en een telefoonnummer voor wijzigingen.
Reserveer spelmateriaal en huurmaterialen minimaal 3 weken vooraf. Tel voetballen, basketballen, springtouwen, hoelahoepen en overige materialen bij ontvangst; controleer een springkussen direct op volledigheid en schade.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en maak één concreet alternatief voor regen of hitte. Koel dranken pas op tijd, zet herbruikbare bekers en serveermateriaal klaar en leg extra aandacht bij wateractiviteiten en gladde ondergrond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buitenspeeldag organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, meldingen en verzekering. Reserveer spelmateriaal en eventuele huurmaterialen uiterlijk 3 weken voor de buitenspeeldag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buitenspeeldag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per actieve spelzone en daarnaast mensen voor ontvangst, materiaal, drinken en toezicht. Werk met blokken van 2 tot 3 uur, zodat niemand de hele dag dezelfde taak doet.
Wat moet ik regelen voor slecht weer tijdens een buitenspeeldag?: Controleer het weer 48 uur vooraf en leg een alternatief programma klaar. Zorg daarnaast voor partytenten, een duidelijke communicatietekst voor wijzigingen en een besluitmoment uiterlijk de avond ervoor.
Wanneer maak ik het programma van een buitenspeeldag definitief?: Maak een eerste programma ongeveer 4 weken vooraf en zet het uiterlijk 3 dagen voor het evenement definitief. Controleer dan ook de aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersindeling, weersverwachting en boodschappenlijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.