Checklist para un Día de juegos al aire libre

Un Día de juegos al aire libre necesita más que balones y espacio: hay que cerrar permisos, preparar zonas seguras y coordinar a quienes estarán allí. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden adecuado, desde la fecha y el lugar hasta el montaje y la compra. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como el seguro, las inscripciones, las preferencias alimentarias y la revisión del material alquilado. Úsala para saber qué resolver primero y qué comprobar justo antes del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Presentar permisos y notificaciones
Comprobar el seguro
Solicitar medidas de tráfico
Reservar proveedores
Reservar material de juego
Gestionar los permisos para actividades
Definir el programa y las zonas de juego
3 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la charla para voluntarios
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Definir el programa final
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el material del juego
2 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar fruta y aperitivos
3 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Colocar el vallado de tráfico
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Delimitar las zonas de juego
4 personas
Preparar el material del juego
5 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar el stand de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Instruir a los voluntarios
3 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas

Evento

Atender la mesa de visitantes
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Explicar las reglas del juego
4 personas
Acompañar a los niños en los juegos
8 personas
Comprobar el castillo inflable
2 personas
Coordinar actividades deportivas
4 personas
Coordinar la actividad creativa
3 personas
Cubrir el punto de agua
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer el material de juego
2 personas
Hacer una ronda por las zonas de juego
2 personas
Anunciar las partes del programa
Comunicar la hora de finalización a los visitantes
2 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas

Seguimiento

Reunir el material de juego
5 personas
Recoger el catering
3 personas
Clasificar y retirar residuos
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas de fiesta
6 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar el vallado vial
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar el material limpio y seco
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar de forma segura los datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Jarracant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 4
Balones de balonmanocant. 6
Pelotas de teniscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 15
Aros de hulacant. 15
Conoscant. 40
Cinta de señalizacióncant. 8
Testigos de relevocant. 12
Frisbeescant. 12
Pelotas saltarinascant. 8
Globos de aguacant. 300
Esponjas para el aguacant. 30
Castillo hinchable
Alfombra de juegocant. 4
Tiza para aceracant. 30
Burbujascant. 20
Juegos de maderacant. 8
Mesas de tejocant. 3
Sets de cornholecant. 3
Ropa de disfrazcant. 2
Kits de maquillajecant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de aguacant. 4
Lámparas recargablescant. 8
Megáfonoscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Bandejascant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Papel de aluminiocant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bombas para globoscant. 4
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de actividadescant. 10
Pulserascant. 300
Pegatinas con nombrecant. 300

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Cajas de limpiezacant. 3
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Termómetros de fiebrecant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de reservar proveedores o material de juego. Si habrá actividades con permisos, tráfico o un castillo hinchable, presenta las solicitudes con varias semanas de margen y confirma por escrito la autorización.
Dibuja el plano antes de distribuir las zonas: separa juegos con balones, actividades de agua y áreas de descanso. Deja pasillos despejados y coloca la cinta de señalización donde pueda verla cualquier participante.
Asigna voluntarios por zona y prepara una charla breve antes de abrir. Como referencia, una persona debe saber quién controla cada actividad, dónde está el material y a quién avisar ante una lesión o cambio meteorológico.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Cuenta las raciones y revisa vasos, platos, cubiertos, jarras, bandejas y termos para no descubrir faltas durante el servicio.
Comprueba la previsión del tiempo el día anterior y vuelve a revisarla el mismo día. Si alquilas material, verifica su estado al recogerlo y enfría las bebidas con tiempo suficiente para servirlas desde el inicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de juegos al aire libre?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos, seguro y proveedores. Reserva cuanto antes el material deportivo y el mobiliario, especialmente si el evento coincide con otros fines de semana con mucha demanda.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un día de juegos?: Calcula al menos 1 voluntario por cada zona de juego activa y añade 2 personas para recepción, incidencias y apoyo. Para 6 zonas, por ejemplo, prepara un equipo de 8 voluntarios y asigna sustituciones para los descansos.
¿Cuándo debo revisar el material y preparar las bebidas?: Haz una revisión completa del material alquilado y del material de juego el día anterior. Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de empezar y comprueba la lista de compra antes de salir.
¿Qué permisos necesito para un Día de juegos al aire libre?: Depende del espacio y de las actividades, pero debes comprobar como mínimo el uso del lugar, las notificaciones, el seguro y los permisos específicos. Haz esta revisión al principio del proceso, idealmente 4 semanas antes, porque algunas respuestas tardan varios días.

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