Journée de jeux en plein air : la checklist complète

Une journée de jeux en plein air demande plus qu’un choix d’activités et quelques ballons. Il faut bloquer le lieu, obtenir les autorisations, prévoir les zones de jeu, organiser les bénévoles et préparer une solution en cas de pluie. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre, des premières réservations jusqu’au refroidissement des boissons et au contrôle du matériel. Vous évitez ainsi les oublis qui compliquent souvent l’installation le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Déposer les autorisations et déclarations
Vérifier l’assurance
Demander des mesures de circulation
Réserver les fournisseurs
Réserver le matériel de jeu
Organiser les autorisations pour les activités
Déterminer le programme et les zones de jeu
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Finaliser le programme
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les fruits et les amuse-bouches
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Installer les barrières de circulation
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les zones de jeu
4 personnes
Préparer le matériel de jeu
5 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer le stand d’accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les bénévoles
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes

Événement

Tenir la table des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
4 personnes
Accompagner les enfants pendant les jeux
8 personnes
Vérifier le château gonflable
2 personnes
Encadrer les activités sportives
4 personnes
Encadrer l'activité créative
3 personnes
Tenir le point d'eau
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner le matériel de jeu
2 personnes
Faire le tour des zones de jeu
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Annoncer l’heure de fin aux visiteurs
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de jeu
5 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de réception
6 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Retirer les barrières de circulation
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les inscriptions en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Carafeqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Ballons de handballqté 6
Balles de tennisqté 30
Cordes à sauterqté 15
Faire du hula-hoopqté 15
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 8
Témoins de relaisqté 12
Frisbeesqté 12
Balles rebondissantesqté 8
Balles d'eauqté 300
Éponges à eauqté 30
Château gonflable
Tapis de jeuqté 4
Craie de trottoirqté 30
Machine à bullesqté 20
Jeux en boisqté 8
Tables de jeu de paletsqté 3
Sets de cornholeqté 3
Costumesqté 2
Kits de maquillageqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 4
Lampes rechargeablesqté 8
Mégaphonesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 24
Plateauxqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’activitésqté 10
Braceletsqté 300
Étiquettes nominativesqté 300

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Bacs de nettoyageqté 3
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Thermomètres de fièvreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, la date et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour les déclarations, l’assurance et les éventuelles mesures de circulation.
Dessinez les zones de jeu avant de réserver le matériel. Gardez des passages dégagés et prévoyez une zone distincte pour le château gonflable, les jeux d’eau et les activités avec ballons.
Répartissez les bénévoles par postes plutôt que de compter sur une aide générale. Pour une journée de 4 à 6 heures, prévoyez un briefing de 20 minutes et une personne référente par zone.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ajuster les quantités de gobelets, d’assiettes, de boissons et de nourriture.
Consultez les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant. Vérifiez à ce moment les tentes, les tapis de jeu, le ruban de balisage et les activités qui ne peuvent pas être maintenues sous la pluie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de jeux en plein air ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les fournisseurs, le matériel de jeu et les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée de jeux ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une clôture des inscriptions environ 10 jours avant afin de recueillir les besoins alimentaires et d’adapter les achats.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum 1 bénévole responsable par zone de jeu, plus 2 personnes pour l’accueil et la logistique. Ajoutez une personne de réserve pour les pauses et les imprévus.
Quand vérifier la météo pour cet événement ?: Faites une première vérification 72 heures avant, puis une seconde 24 heures avant. À ce moment, confirmez les tentes, les jeux d’eau, le château gonflable et le plan de sécurité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.