Zo organiseer je een bridgewedstrijd zonder verrassingen

Begin met het wedstrijdformat en leg daarna de locatie, wedstrijdleider en sponsorafspraken vast. Open de inschrijving vroeg genoeg om deelnemers, dieetwensen en de tafelindeling op tijd rond te krijgen. Werk vervolgens het speelschema uit en bereid bridgeborden, biedboxen, scoreformulieren en loopbriefjes per ronde voor. Op de wedstrijddag draait alles om een korte registratie, een duidelijke tafelopstelling en materialen die al gecontroleerd en opgeladen klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Wedstrijdleider vastleggen
4
Sponsorafspraken vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Inschrijvingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Prijzentafel samenstellen
2 personen
10
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
11
Tafelindeling maken
2 personen
12
Speelschema opstellen
2 personen
13
Wedstrijdkaarten voorbereiden
2 personen
14
Scoreformulieren printen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Prijzen en certificaten klaarmaken
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Apparatuur opladen
20
Materialen controleren
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Bridgeborden klaarzetten
3 personen
25
Scoretafels inrichten
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Pauzehapjes klaarzetten
2 personen
28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Inschrijvingen controleren
2 personen
30
Tafelnummers uitdelen
2 personen
31
Speluitleg geven
32
Eerste ronde begeleiden
2 personen
33
Scores verwerken
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Tweede ronde begeleiden
2 personen
36
Derde ronde begeleiden
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes aanvullen
2 personen
39
Vierde ronde begeleiden
2 personen
40
Eindstanden controleren
2 personen
41
Winnaars bekendmaken
2 personen
42
Prijzen uitreiken
2 personen
43
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Bridgeborden verzamelen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Materialen inpakken
2 personen
50
Locatie afsluiten
2 personen
51
Uitslagen publiceren
52
Bedankbericht versturen
53
Materialen retourneren
2 personen
54
Onkosten verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bridgetafelsaantal 12
Stoelenaantal 48
Registratietafel
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Printer

Bridge materiaal

Bridgebordenaantal 48
Kaartspellenaantal 12
Biedboxenaantal 24
Bridgetafelnummersaantal 12
Scorebakjesaantal 12
Pennenaantal 60
Scoreformulierenaantal 100
Loopbriefjesaantal 60
Rekenmachineaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Decoratie

Welkomstbord
Rondebordjesaantal 12
Prijzentafelbord

Catering

Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Dienbladenaantal 6
Broodmandenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4
Waterkaraffenaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Tips

Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin het aanvangstijdstip, de registratietijd, het speelschema, de locatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak de definitieve tafelindeling pas nadat de inschrijving is gesloten. Leg per tafel het tafelnummer, de bridgeborden, biedboxen, kaartspellen, scorebakjes en pennen klaar.
Print scoreformulieren, loopbriefjes en eventuele deelnemerslijsten op papier en neem extra exemplaren mee. Reken op minimaal 10 procent reserve bij onverwachte wijzigingen of schrijffouten.
Plan op de wedstrijddag minstens 90 minuten voor het openen van de locatie. In die tijd kun je tafels en stoelen opstellen, de registratietafel inrichten, apparatuur aansluiten en alle materialen controleren.
Koel dranken vóór de ontvangst en richt koffie- en theepunten in voordat de eerste spelers binnenkomen. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, laptop, printer en rekenmachine; een lege accu of ontbrekende kabel zorgt snel voor vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bridgewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het format, de locatie en de wedstrijdleider. Open de inschrijving minimaal 4 weken voor de speeldatum en sluit die 7 tot 10 dagen vooraf, zodat de indeling en het speelschema nog gecontroleerd kunnen worden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bridgewedstrijd klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw en controleer de wedstrijdmaterialen daarna nog 30 minuten vóór de registratie. Bij veel tafels of catering is 2 uur voorbereiding veiliger, vooral als tafels, stoelen en apparatuur nog op hun plek moeten worden gezet.
Hoe maak je een tafelindeling voor een bridgewedstrijd?: Maak de indeling zodra het aantal deelnemers definitief is en koppel die aan het speelschema. Controleer per tafel of de tafelnummering, bridgeborden, biedboxen, scorebakjes, scoreformulieren en loopbriefjes overeenkomen; plan daarnaast minstens 1 reservepaar of een oplossing voor een afmelding.
Hoeveel bridgeborden en scoreformulieren heb je nodig?: Voorzie per speeltafel de bridgeborden die in het speelschema nodig zijn en leg per ronde een gecontroleerde set klaar. Neem voor scoreformulieren en loopbriefjes minimaal 10 procent extra mee; bij 20 formulieren zijn dat bijvoorbeeld 2 reserveformulieren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.