LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Brevettocht organiseren: complete checklist

Een Brevettocht organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij een definitieve en veilige route. Daarna regel je de start- en finishlocatie, toestemmingen, registratie en controleposten. In de laatste weken komen vrijwilligers, routepijlen, communicatie en fietsreparatie aan bod. Plan de catering en het materiaal niet voor het laatst: koeling, verlichting, fietsenrekken en reserveonderdelen worden vaak pas op de dag zelf gemist. Deze checklist helpt je de 69 taken en 49 benodigdheden stap voor stap af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Route definitief vastleggen

    2 personen

  • Route op risico's controleren

    2 personen

  • Start- en finishlocatie reserveren

  • Controleer benodigde toestemmingen

  • Start- en finishlocatie bezoeken

    2 personen

  • Deelnemersregistratie openen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Noodcontacten verzamelen

  • Deelnemerslijst controleren

    2 personen

  • Startnummers toewijzen

    2 personen

  • Routekaarten voorbereiden

    2 personen

  • Controleposten bepalen

    2 personen

  • Controleposten bemannen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Catering reserveren

  • Fietsenrekken regelen

  • Verlichting testen

    2 personen

  • Communicatiemiddelen testen

    2 personen

  • Routepijlen controleren

    2 personen

  • Startpakketten samenstellen

    3 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Materiaal naar locatie brengen

    3 personen

  • Routepijlen klaarleggen

    2 personen

  • Controleposten bevoorraden

    3 personen

  • Start- en finishzone afzetten

    3 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Inschrijftafel inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    3 personen

  • Verkeerspijlen langs route plaatsen

    4 personen

  • Route op laatste wijzigingen controleren

    2 personen

Event

  • Deelnemers aanmelden

    4 personen

  • Startpakketten uitdelen

    3 personen

  • Fietsverlichting controleren

    2 personen

  • Deelnemersbriefing geven

    2 personen

  • Start van de brevettocht begeleiden

    4 personen

  • Starttijden registreren

    2 personen

  • Controleposten openen

    6 personen

  • Controlekaarten afstempelen

    6 personen

  • Water en fruit uitdelen

    6 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes bijvullen

    2 personen

  • Routevragen beantwoorden

    2 personen

  • Communicatie met controleposten onderhouden

    2 personen

  • Pechmeldingen registreren

    2 personen

  • Aankomsttijden registreren

    2 personen

  • Controlekaarten innemen

    2 personen

  • Finishercertificaten uitdelen

    2 personen

  • Laatste deelnemers verwelkomen

    3 personen

  • Laatste controlepost sluiten

    2 personen

  • Finishzone afsluiten

    2 personen

Nazorg

  • Routepijlen verwijderen

    4 personen

  • Controleposten afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Servies en keukenspullen afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Materiaal terugbrengen

    3 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Deelnemersresultaten verwerken

    2 personen

  • Finisherlijst publiceren

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Routebestanden archiveren

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 30
  • Fietsenrekkenaantal 6
  • Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

  • Routepijlenaantal 120
  • Pionnenaantal 30
  • Afzetlintaantal 6
  • Startnummersaantal 120
  • Controlekaartenaantal 120
  • Finishercertificatenaantal 120
  • Stempelsetsaantal 4
  • Reflecterende hesjesaantal 12
  • Reparatiestandaardsaantal 2
  • Fietspompenaantal 4
  • Reservebinnenbandenaantal 20
  • Basis fietsgereedschapaantal 4
  • Kabelbindersaantal 200

Apparatuur

  • Portofoonsaantal 8
  • Mobiele opladersaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Megafon
  • Laptop
  • Printer
  • Koelboxenaantal 6

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 150
  • Bordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 3
  • Keukenmessenaantal 3
  • Serveerschalenaantal 12
  • Tangen en opscheplepelsaantal 12
  • Koelboxmattenaantal 6

Decoratie

  • Startfinishbanner
  • Pijlenbordenaantal 12
  • Tafelkledenaantal 8
  • Naamkaartjesaantal 30

Schoonmaak

  • Bezemsaantal 2
  • Vuilnisgrijpersaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Sponzenaantal 6
  • Herbruikbare doekenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de route uiterlijk enkele weken voor de tocht definitief vast en controleer haar daarna opnieuw op kruisingen, wegwerkzaamheden, smalle passages en plekken waar extra afzetlint of pionnen nodig is.
  • Open de deelnemersregistratie pas nadat start- en finishlocatie, route en benodigde toestemmingen zijn gecontroleerd. Verzamel tegelijk dieetwensen en noodcontacten, zodat je niet vlak voor de start ontbrekende gegevens moet najagen.
  • Geef iedere deelnemer een startnummer en controlekaart en maak de startpakketten minstens één dag vooraf klaar. Print een extra deelnemerslijst, routekaarten en enkele reserve-startnummers voor last-minute wijzigingen.
  • Bezet elke controlepost met minimaal twee geïnstrueerde vrijwilligers als de post niet zelfstandig veilig kan functioneren. Test portofoons, mobiele opladers en de communicatie tussen start, finish en controleposten vóór de briefing.
  • Reserveer catering en koelruimte op tijd en tel naast eten ook herbruikbare bekers, borden, afvalbakken en verlichting mee. Zet fietsenrekken, reparatiestandaards, fietspompen en reservebinnenbanden klaar vóór de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Brevettocht organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties, toestemmingen en catering. Open de registratie zodra die basis vaststaat en rond de deelnemerslijst, vrijwilligers en materialen uiterlijk 1 week voor de tocht af.
Hoeveel controleposten heeft een Brevettocht nodig?
Het aantal hangt af van de route en de controle-eisen; bepaal de posten nadat de route definitief is. Reserveer per controlepost minimaal 2 vrijwilligers en leg per post routekaarten, controlekaarten, stempelsets en communicatiemiddelen klaar.
Wanneer moet ik de routepijlen en startpakketten voorbereiden?
Maak routepijlen, startnummers, controlekaarten en certificaten uiterlijk 1 dag vooraf gereed. Controleer de routepijlen nogmaals op de ochtend zelf, omdat enkele ontbrekende pijlen een hele groep verkeerd kunnen sturen.
Wat moet ik meenemen voor fietspech tijdens een Brevettocht?
Leg per reparatiepunt minimaal een fietspomp, basis fietsgereedschap, kabelbinders en reservebinnenbanden klaar; stem de aantallen af op het deelnemersveld. Zet de reparatiestandaards vóór de start neer en wijs vrijwilligers aan die weten waar het materiaal ligt.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!