Checklist pour organiser une randonnée de brevet

Une randonnée de brevet demande une préparation précise, surtout lorsque plusieurs points de contrôle et des bénévoles interviennent sur le parcours. Commencez par arrêter l’itinéraire, vérifier les autorisations et sécuriser les lieux de départ et d’arrivée. Ensuite, organisez les inscriptions, les cartes de contrôle, les numéros de départ et les postes de contrôle. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, sans oublier les moyens de communication, le dépannage vélo, les boissons et les en-cas.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Arrêter définitivement l’itinéraire
2 personnes
Contrôler les risques sur le parcours
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les autorisations nécessaires
Visiter le site de départ et d’arrivée
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Définir les postes de contrôle
2 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
Briefer les bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
Prévoir des râteliers à vélos
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester les moyens de communication
2 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
Approvisionner les postes de contrôle
3 personnes
Balisage des zones de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer les panneaux de circulation le long de l’itinéraire
4 personnes
Vérifier les dernières modifications de l’itinéraire
2 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Vérifier l’éclairage des vélos
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Encadrer le départ de la randonnée brevet
4 personnes
Enregistrer les heures de départ
2 personnes
Ouvrir les points de contrôle
6 personnes
Tamponner les cartes de contrôle
6 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Répondre aux questions de l’itinéraire
2 personnes
Maintenir la communication avec les postes de contrôle
2 personnes
Enregistrer les signalements de panne
2 personnes
Enregistrer les heures d’arrivée
2 personnes
Récupérer les cartes de contrôle
2 personnes
Distribuer les certificats de finisher
2 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Fermer le dernier point de contrôle
2 personnes
Fermer la zone d’arrivée
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Démonter les postes de contrôle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les résultats des participants
2 personnes
Publier la liste des finishers
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les fichiers du parcours
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Râteliers à vélosqté 6
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 120
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 120
Cartes de contrôleqté 120
Certificats de finisherqté 120
Kits de tamponsqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Supports de réparationqté 2
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Outillage vélo de baseqté 4
Serre-câblesqté 200

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs mobilesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Ordinateur portable
Imprimante
Glacièresqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Tapis de glacièreqté 6

Décoration

Bannière départ-arrivée
Panneaux de directionqté 12
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 30

Nettoyage

Balaisqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Chiffons réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Finalisez l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Contrôlez les risques sur chaque tronçon et prévoyez les flèches, cônes et rubans de balisage avant le jour du brevet.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, leurs contacts d’urgence et leurs besoins alimentaires.
Attribuez chaque poste de contrôle à une personne identifiée et organisez un briefing au plus tard la veille. Testez aussi les talkies-walkies et prévoyez des chargeurs mobiles.
Préparez les kits de départ, cartes de contrôle, numéros et certificats au moins 2 jours à l’avance. Imprimez une liste de participants de secours, car une modification de dernière minute est fréquente.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et préparez les en-cas la veille. Placez aussi les pompes, chambres à air et outils de réparation près des points où ils seront réellement utilisés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée de brevet ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer l’itinéraire, vérifier les autorisations, réserver le départ et l’arrivée, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée de brevet ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement et clôturez-les 7 jours avant le départ. Gardez ainsi le temps de préparer les numéros, cartes de contrôle, kits et quantités de ravitaillement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les points de contrôle ?: Comptez au minimum 2 bénévoles par point de contrôle, afin de gérer les cartes, orienter les participants et prendre une pause sans laisser le poste vide. Ajoutez une personne mobile pour les imprévus sur un parcours comportant plusieurs postes.
Que faut-il préparer la veille d’une randonnée de brevet ?: La veille, vérifiez le balisage, chargez les moyens de communication, regroupez les kits de départ et placez les boissons au frais. Préparez également les cartes, les outils de réparation et la liste finale des participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.