LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Abzeichenfahrt organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Abzeichenfahrt steht und fällt mit einer klaren Strecke, besetzten Kontrollpunkten und einem verlässlichen Ablauf am Start und Ziel. Plane die Route nicht erst kurz vor dem Termin: Risiken, Genehmigungen, Wegweiser und Notfallkontakte brauchen Vorlauf. Auch die Fahrradstation, Getränke und Starterpakete werden häufig zu spät organisiert. Mit dieser Checkliste arbeitest du die 69 Aufgaben und 49 benötigten Gegenstände in der richtigen Reihenfolge ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route endgültig festlegen

    2 Personen

  • Route auf Risiken prüfen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Benötigte Genehmigungen prüfen

  • Start- und Zielort besuchen

    2 Personen

  • Teilnehmerregistrierung öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Streckenkarten vorbereiten

    2 Personen

  • Kontrollpunkte festlegen

    2 Personen

  • Kontrollposten besetzen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Fahrradständer organisieren

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Kommunikationsmittel testen

    2 Personen

  • Wegweiser prüfen

    2 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Material zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Routenpfeile bereitlegen

    2 Personen

  • Kontrollposten mit Material versorgen

    3 Personen

  • Start- und Zielbereich absperren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Verkehrspfeile entlang der Strecke aufstellen

    4 Personen

  • Route auf letzte Änderungen prüfen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer anmelden

    4 Personen

  • Startpakete verteilen

    3 Personen

  • Fahrradbeleuchtung prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerbriefing geben

    2 Personen

  • Den Start der Abzeichen-Tour begleiten

    4 Personen

  • Startzeiten erfassen

    2 Personen

  • Kontrollposten öffnen

    6 Personen

  • Kontrollkarten abstempeln

    6 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Fragen zur Route beantworten

    2 Personen

  • Kommunikation mit Kontrollposten aufrechterhalten

    2 Personen

  • Pannemeldungen erfassen

    2 Personen

  • Ankunftszeiten erfassen

    2 Personen

  • Kontrollkarten einsammeln

    2 Personen

  • Finisherzertifikate verteilen

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmer begrüßen

    3 Personen

  • Letzte Kontrollstelle schließen

    2 Personen

  • Zielbereich schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Kontrollposten abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr und Küchenutensilien abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Material zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmerergebnisse verarbeiten

    2 Personen

  • Finisherliste veröffentlichen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Routenunterlagen archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 30
  • FahrradständerAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 120
  • KegelAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 6
  • StartnummernAnz. 120
  • KontrollkartenAnz. 120
  • Finisher-ZertifikateAnz. 120
  • StempelsetsAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 12
  • ReparaturständerAnz. 2
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • ErsatzschläucheAnz. 20
  • Basis-FahrradwerkzeugAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 200

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 8
  • Mobile LadegeräteAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Megafon
  • Laptop
  • Drucker
  • KühlboxenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 12
  • Zangen und ServierlöffelAnz. 12
  • KühlboxmattenAnz. 6

Dekoration

  • Start-Ziel-Banner
  • PfeiltafelnAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 30

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • MüllgreiferAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6
  • Wiederverwendbare TücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Route spätestens 6 bis 8 Wochen vorher endgültig fest und prüfe sie anschließend auf Baustellen, gefährliche Kreuzungen und schlecht sichtbare Abschnitte. Besuche Start- und Zielort einmal zu Fuß oder mit dem Fahrrad.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Start- und Zielort sowie die wichtigsten Teilnahmebedingungen geklärt sind. Erfasse neben den Namen auch Ernährungswünsche und mindestens einen Notfallkontakt pro Person.
  • Plane für jeden Kontrollpunkt mindestens eine eingewiesene Person und ein Kommunikationsmittel ein. Kontrollkarten, Stempelsets, Warnwesten und Wegweiser sollten spätestens am Vortag nach Standort sortiert bereitliegen.
  • Teste Funkgeräte, Megafon, Laptop, Drucker und mobile Ladegeräte vor dem Veranstaltungstag. Prüfe außerdem, ob Verlängerungskabel und LED-Lampen dort verfügbar sind, wo abends oder in dunklen Bereichen gearbeitet wird.
  • Kühle Getränke am Vorabend und stelle Snacks, wiederverwendbare Becher und Teller frühzeitig bereit. Für die Fahrradstation gehören Reparaturständer, Pumpen, Ersatzschläuche, Kabelbinder und Basiswerkzeug an einen gut sichtbaren Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Abzeichenfahrt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Start- und Zielort sowie möglichen Genehmigungen. Die Anmeldung kann danach geöffnet werden; spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Teilnehmerliste, Notfallkontakte und Helferplanung stehen.
Was muss bei einer Abzeichenfahrt an den Kontrollpunkten bereitliegen?
Plane pro Kontrollpunkt Kontrollkarten, Stempelsets, Wegweiser und mindestens eine Warnweste ein. Besetze die Posten spätestens 60 Minuten vor dem ersten erwarteten Teilnehmer und teste die Kommunikation vorher.
Wie viele Helfer braucht eine Abzeichenfahrt?
Rechne mindestens mit einer Person je Kontrollpunkt sowie zusätzlichen Helfern für Start, Ziel, Registrierung und Fahrradstation. Weise alle Helfer spätestens 7 Tage vorher ein und verteile Aufgaben, Standorte und Kommunikationswege schriftlich.
Wann sollte man Getränke und Snacks für eine Abzeichenfahrt vorbereiten?
Kaufe haltbare Snacks und Verbrauchsmaterial spätestens 3 bis 5 Tage vorher ein. Getränke kühlst du am Vorabend; die Ausgabe am Start und Ziel sollte 30 bis 60 Minuten vor Beginn vollständig aufgebaut sein.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!