Checklist voor een breakdancewedstrijd organiseren

Een breakdancewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een dansvloer en een DJ. Je legt eerst het wedstrijdconcept, de categorieën en regels vast, daarna regel je jury, presentatie, inschrijvingen en promotie. In de laatste weken komen de startlijst, het wedstrijdschema, de jurybriefing en de techniek samen. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, inclusief materiaal dat je op de wedstrijddag snel mist, zoals kabelgoten, reserve-USB-sticks en scorekaartenhouders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Categorieën bepalen
2 personen
Juryleden vastleggen
DJ vastleggen
Presentator vastleggen
Aanmeldformulier maken
Inschrijvingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Flyers verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startlijst samenstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Muziekformat afstemmen
2 personen
Prijzen bestellen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Boodschappenlijst maken
2 personen
Catering bestellen
Materiaal inventariseren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Printwerk voorbereiden
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en medailles ophalen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Vloer controleren
2 personen
Dansvloer leggen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Publiekstafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Prijzentafel inrichten
Wedstrijdnummers klaarleggen
2 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Voorronde begeleiden
5 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finales begeleiden
5 personen
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
Publieksbattle begeleiden
5 personen
Juryuitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Winnaars fotograferen
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Dansvloer afbreken
4 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Techniek inpakken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Foto's en uitslagen publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Dansvloerpanelenaantal 40
Vloermattenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Stopwatchaantal 2
Scorebordenaantal 4
Scorekaartenhoudersaantal 4
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 4
Waardebonnenaantal 4
Startnummersaantal 60
Pennenaantal 30
Juryklemplankenaantal 6
Juryfluitjesaantal 4

Apparatuur

DJ-set
Speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekerkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptopaantal 2
Reserve-USB-sticksaantal 3
Opladersaantal 6
Powerbanksaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Megafon

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Ijsemmeraantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiefiltersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 12
Richtingspijlenaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Podiumdoek
Prijzentafelbord

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg categorieën, wedstrijdregels en muziekformat uiterlijk 6 weken vooraf vast. Zo weten deelnemers en jury precies wat ze kunnen verwachten en voorkom je last-minute wijzigingen in het schema.
Bevestig juryleden, DJ en presentator minimaal 4 weken voor de wedstrijd. Stem ook af wie de microfoons, scoreborden en stopwatch gebruikt, zodat de wedstrijdleiding niet tijdens een battle hoeft te zoeken.
Sluit inschrijvingen af zodra je het aantal deelnemers en de beschikbare wedstrijduren kunt overzien, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Verwerk daarna dieetwensen, bevestig deelnemers en maak de startlijst.
Test DJ-set, speakers, subwoofers, mengpaneel en microfoons ten minste 2 uur voor aanvang. Leg luidsprekerkabels en verlengkabels veilig in kabelgoten en houd reserve-USB-sticks, opladers en powerbanks bij de laptop.
Plan naast de dansvloer ook ruimte voor jury, deelnemers en publiek. Zet afzetpalen en afzetlint klaar, controleer dansvloerpanelen en vloermatten en plaats afvalbakken en herbruikbare bekers vóór de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een breakdancewedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie eerst en leg binnen de eerste 2 weken daarna het concept, de categorieën, regels, jury, DJ en presentator vast.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een breakdancewedstrijd?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw en techniek, plus 30 minuten voor een geluidscheck. Dansvloerpanelen, licht, scoreborden, afzetting en kabelgoten kosten samen vaak meer tijd dan vooraf ingeschat.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een breakdancewedstrijd?: Maak het definitieve schema 3 tot 5 dagen vóór de wedstrijd, nadat de inschrijvingen zijn verwerkt en deelnemers zijn bevestigd. Houd een reserveblok van minstens 15 minuten aan voor uitloop.
Wat heb je nodig voor de techniek van een breakdancewedstrijd?: Reken op een DJ-set, speakers, subwoofers, mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven, kabels, verlengkabels en stekkerdozen. Neem daarnaast minimaal 2 reserve-USB-sticks mee en test alle apparatuur 2 uur vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.