Organiser un concours de breakdance : la checklist

Un concours de breakdance demande surtout une bonne coordination entre les participants, le jury, le DJ et l’équipe d’accueil. Commence par fixer le format, les catégories et les règles avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouille le lieu, les autorisations, l’assurance et le matériel technique. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’au planning des matchs et au briefing du jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Définir les catégories
2 personnes
Définir les membres du jury
Réserver le DJ
Réserver un animateur
Créer le formulaire d’inscription
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les flyers
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Établir la liste de départ
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Définir le format musical
2 personnes
Commander les prix
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Faire la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
Inventorier le matériel
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer les impressions
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol
2 personnes
Installer la piste de danse
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer les tables pour le public
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Mettre en place la table des prix
Préparer les numéros de course
2 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Encadrer les éliminatoires
5 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer les finales
5 personnes
Animer le programme de la pause
2 personnes
Encadrer le battle du public
5 personnes
Vérifier les résultats du jury
3 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Démonter la piste de danse
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel technique
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Publier les photos et les résultats
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 40
Tapis de solqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Chronomètreqté 2
Panneaux de scoreqté 4
Porte-cartes de scoreqté 4
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 4
Chèques-cadeauxqté 4
Numéros de départqté 60
Stylosqté 30
Planches à pince pour le juryqté 6
Sifflets du juryqté 4

Équipement

Set DJ
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Câbles de haut-parleurqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portableqté 2
Clés USB de secoursqté 3
Chargeursqté 6
Batteries externesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Seau à glaceqté 2
Bouilloiresqté 2
Filtres à caféqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 16

Décoration

Affiches du matchqté 12
Flèches directionnellesqté 10
Nappesqté 8
Drapé de scène
Panneau de table des prix

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe les catégories, le format musical et les règles avant de publier le formulaire d’inscription. Les participants doivent connaître les critères de jugement, le déroulement des matchs et les éventuelles limites d’âge.
Réserve le lieu, le DJ, l’animateur et le jury le plus tôt possible. Prévois aussi un délai précis pour les autorisations et l’assurance : ces éléments peuvent bloquer toute la compétition s’ils sont traités trop tard.
Ferme les inscriptions assez tôt pour confirmer les participants, établir la liste de départ et construire le planning des matchs. Garde quelques jours pour corriger les doublons, les désistements et les besoins alimentaires.
Teste l’installation technique avant l’arrivée du public : set DJ, table de mixage, microphones, câbles, rallonges et multiprises. Protège les passages avec des goulottes de câbles et garde les clés USB de secours, chargeurs et batteries externes à portée de main.
Prépare la zone de danse avec les panneaux de piste, les tapis de sol, le balisage et les panneaux de score. Installe aussi les tables, chaises, poubelles et gobelets réutilisables avant le briefing du jury, afin d’éviter les déplacements pendant les battles.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de breakdance ?: Ouvre les inscriptions dès que le lieu, les catégories, les règles et le format de la compétition sont confirmés. Prévois au moins 2 à 3 semaines avant l’événement pour recevoir les candidatures et traiter les informations manquantes.
Combien de temps prévoir pour organiser un concours de breakdance ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les intervenants, obtenir les autorisations, lancer la promotion, commander les prix et finaliser le planning des matchs.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des danseurs ?: Vérifie la piste, le tapis de sol, le balisage, le son, les microphones, l’éclairage et les branchements électriques. Fais un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture, puis organise le briefing du jury et de l’animateur.
Comment préparer le planning des battles ?: Établis le planning après la clôture des inscriptions et la confirmation des participants. Prévois une marge de 5 à 10 minutes entre les matchs pour les changements, les annonces, les décisions du jury et les éventuels retards.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.